Inbox a zero

Hoje em dia, muitos de nós dependem  bastante do uso do e-mail para o trabalho do dia-a-dia. Não é raro ver pessoas que durante as suas horas de trabalho, têm o seu programa de email always-on (ou a página do Gmail aberta).

Há, no entanto, uma facilidade em que a caixa se encha extremamente rápido. Não saber como manter uma Inbox vazia, limpa e organizada, pode muito facilmente começar a criar sensações de procrastinação.

Tal como qualquer outro recipiente de processamento em GTD, a caixa de entrada/Inbox do nosso email profissional ou pessoal, não deve sair fora dos procedimentos normais da metodologia.

Este artigo, baseado no original “Inbox Zero” publicado no site 43 Folders, dá algumas dicas sobre como manter a nossa caixa de email vazia, e como sermos eficientes a lidar com o email do dia a dia.

Espero que seja útil e que vejam os resultados na prática. Enviem também as vossas sugestões ou perguntas.

Modelos (templates)
Muitas vezes temos que responder a diferentes emails com respostas completamente idênticas. Isto aplica-se principalmente a quem tem que lidar com a recepção de emails de um site, dúvidas de utilizadores, perguntas frequentes sobre programas/produtos, etc…

A utilização de modelos é uma ajuda simples e que reduz bastante o tempo de resposta e o esforço que temos que aplicar em livrarmo-nos destes emails.

Para quem usa clientes de emails com o Thunderbird, Outlook, Eudora, Mail.app, etc… vai facilmente encontrar funcionalidades que permitem usar modelos pré-feitos para responder a emails. O GMail tem esta funcionalidade disponível para quem tem o Gmail Labs activo (funcionalidades em fase de teste).

Lixo
Sejam honestos com vocês próprios! Vão mesmo ler aquele texto gigante? Vão mesmo responder a esse email que se arrasta na Inbox há 2 semanas? Vão mesmo precisar de guardar tudo o que vai chegando e que “um dia” pode ser útil?

Sempre que abro o email gosto de fazer uma selecção rápida (mesmo sem os abrir), de todo o spam, lixo, mensagens em cadeia, etc etc.. e enviar tudo imediatamente para o lixo. Ás vezes basta isto para reduzir o número de mensagens não lidas para menos de metade. Sejam selectivos.

Filtros
Já alguma vez chegaram à conclusão que seria óptimo ter uma secretária que fosse apagando e organizando os emails, para que quando fossemos ler e responder o processo fosse muito mais produtivo?

Os filtros são exactamente para isso. Praticamente todos os programas de email e webmails, têm a capacidade de criar filtros. Funcionam com base em regras definidas por nós, que são analisadas sempre que uma mensagem de email chega à nossa caixa.

Alguns tipos de mensagens merecem filtros, para que sejam lidas e processadas mais tarde, quando tivermos tempo para coisas menos importantes, como por exemplo:

  • comentários de blogs / repostas de fórums
  • pedidos de amizade de sites sociais (Hi5, Facebook, etc…)
  • mensagens de mailing lists
  • newsletters, updates de sites, notícias

Nota importante: criar filtros não é uma coisa que se faça uma vez e fica feito. É necessário ir vendo como funciona, adicionar ou remover regras e adaptando às necessidades.

Agendar o uso do email
No ínicio do artigo falava em como algumas pessoas trabalham constantemente com o seu email aberto e vão respondendo à medida que as mensagens chegam. Confesso que eu pessoalmente tive este hábito. E nada é mais anti-produtivo do que ter o email aberto e estar constantemente a verificar e responder na hora.

Desliguem o email. Desliguem os avisos e notificações de mensagens novas. Tudo isto são distracções que apenas nos fazem perder tempo.

A melhor solução é agendar momentos específicos durante o dia em que abrimos, lemos e processamos o email. Seja em que trabalho for, repito, seja em que trabalho for, ninguém precisa de fazer isto mais do que 4 ou 5 vezes por dia (e isto em condições extremas). Marquem as horas, abram , leiam, respondam, apaguem e fechem o email!

Qual é a próxima acção?
Agora que, supostamente, temos os emails filtrados e organizados, chega a parte da acção. Segundo o método GTD, é vital sabermos sempre determinar “qual é a próxima acção física”. Para nos ajudar, devemos fazer algumas perguntas:

  1. Qual é a importância que esta mensagem tem para mim?
  2. Que acção, se alguma, é que esta mensagem requer de mim?
  3. Qual é o meio mais elegante de terminar com esta mensagem e tudo o que lhe está associado?

Pode parecer excessivamente simples, mas se analisarmos com atenção cada email na nossa caixa podemos ver que muitos nem passam na 1ª pergunta e por isso: lixo!

Cada uma destas perguntas vai enquadrar as mensagens no melhor uso do nosso tempo e atenção. É como tentar completar um puzzle mental, em que estamos a descobrir se uma determinada peça pode ou não encaixar na nossa visão maior.

Email = Correio
Suponhamos que recebi um convite para um qualquer programa por correio. Ao abrir a caixa, leio mas não consigo decidir no momento, seja por que razão for, se quero/possoou não ir. Nesta situação ninguém volta a pôr o convite na caixa de correio e fecha a caixa. No entanto, fazemos isto todos os dias com o nosso email.

Este tipo de acção leva a uma desorganização que apenas cria mais confusão mental sempre que voltamos a abrir a nossa caixa de email. Imaginem-se a abrir a caixa de correio para ver se há cartas importantes, mas quando a abrem são logo assombrados com uma visão de 20 ou 30 cartas misturadas… umas abertas, outras por abrir.

Sempre que abrirmos um email (ou mesmo sem abrir, podemos perceber o que é lendo o assunto ou de onde vem), nunca o devemos “deixar ficar”. O método GTD ensina-nos a nunca pôr algo de novo na Inbox. Isto é, não vamos fazer a acção que é necessária para terminar com o email, mas também não o vamos deixar ali pendurado. Em vez disso, o próximo passo é sempre organizar.

Uma forma muito simples de o fazer no email é ter pastas (ou categorias/labels), onde colocamos as mensagens depois de sabermos qual é a próxima acção. As pastas mais comuns serão por exemplo: “Para Fazer”, “Pendente” (para algo que não queremos perder, ou que estamos à espera e depende de alguém), “Para Ler” (coisas que queremos ler, mas temos que ter tempo para o fazer), “Arquivo”/”Referência” (para guardar mensagens que servem como referência/consulta para o futuro).

Assim, muito facilmente podemos esvaziar a caixa de entrada dos emails e fazer uma pré-organização muito eficiente e simples. Assim que temos um tempo livre podemos visitar a pasta “Para Ler”.  Uma vez por dia (depende dos casos), podemos visitar a pasta “Pendente” para saber aquilo de que estamos à espera, para enviar lembretes aquela pessoa que ficou de nos voltar a contactar, etc…

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

2 Comments

  1. Responder maria (porto)

    Muito obrigada por estas sugestões fantásticas, que comecei já a implementar, apesar de ser ainda recém-chegada ao método GTD. Na gestão do meu mail noto que um dos principais obstáculos a manter a inbox limpa e o nº de mails sob controlo ´(acontece-me constantemente estar no limite da capacidade de armazenamento do mail) é a tendência que tenho a usar o mail como uma forma de acesso rápido a um cojunto de informações e ficheiros que me fazem falta no momento… Eu sei que isto não é nada recomendável, mas como trabalho em locais diferentes e tenho muita dificuldade em gerir a acessibilidade aos ficheiros que necessito (para evitar a dependência de periféricos que me têem trazido tb. dores de cabeça), o e-mail acaba por ser um sítio onde posso garantir ter sempre uma boa parte da informação que necessito. Já experimentei o DropBox mas tem uma capacidade muito limitada de utilização livre… Se houver alguma sugestão adicional que me ajude com este capítulo (da acessibilidade à informação), agradeço! 🙂
    Maria (Porto)

  2. Responder Nuno

    Olá Maria,
    Obrigado por ler e pelo interesse.

    Se tiver liberdade de escolher o seu serviço de email, o problema é facil de resolver. Por exemplo, o GMail tem uma capacidade de armazenamento "virtualmente ilimitada" e é óptimo para guardar material de referência.

    Caso não possa, há outras soluções para manter material de referência sincronizado através da internet e partilhado entre vários computadores. O DropBox é um dos que uso, claro que a versão grátis não oferece tanto espaço, mas para muitos casos é suficiente. Sugiro que visite o Evernote, que é uma das ferramentas mais famosas para armazenamento de notas (texto, audio, imagem) e sincronização entre vários dispositivos (computadores, smartphones). Está disponível para praticamente todos os sistemas operativos e plataformas móveis. http://www.evernote.com

    Espero ter ajudado. Até breve e bom GTD 🙂

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