Aplicar GTD durante e após uma reunião

Estou certo de que já terá estado em reuniões que se revelaram pouco produtivas ou ineficientes, ou em que após a reunião ficou a pairar no ar um nevoeiro de incerteza sobre o que foi discutido ou decidido.

No início de cada reunião, a afirmação mais útil que se pode fazer é

O objectivo/propósito desta reunião é…

E logo a partir daí, estarmos claros sobre para que serve essa reunião e o que queremos tirar dela.

Passando para a reunião em si, partindo do princípio que estão a seguir GTD, uma das listas que se revela muito útil para que lida com equipas de trabalho é precisamente a lista de “reuniões” (palavra pouco precisa para o inglês “Agendas” – essencialmente, assuntos que temos que discutir com outras pessoa). Pessoalmente uso uma lista para anotar assuntos que quero ver discutidos numa dada reunião (assim que ela se realizar), assim como assuntos específicos para falar com determinadas pessoas (uma lista por pessoa, ou localização geográfica.

Antes de proceder com os concelhos de como aplicar GTD em reuniões com outros, tenho que deixar uma pequena salvaguarda: lembre-se que GTD é essencialmente uma metodologia, um hábito que aplicamos em nós. GTD ajuda-nos a sermos mais organizados, eficientes e relaxados e livres com o que fazemos… mas nunca o podemos forçar em ninguém. Isto é, essencialmente GTD é uma prática individual. Uma equipa beneficia de GTD, quantos mais dos seus membros beneficiarem dele a título individual. Podemos ter uma pessoa eficiente numa equipa ineficiente… mas pelo menos essa pessoa ficará relaxada com o seu trabalho e responsabilidades. Com o tempo, os colegas vão-se questionar sobre toda essa eficiência e relaxamento e também vão querer aprender. Isto é um facto provado com muitos anos de experiência.

Numa reunião pode-se discutir diversos assuntos, fazer brainstormings, organizar e delegar tarefas, tomar decisões etc. A tarefa mais importante para fazer durante todo este processo é, claro, a recolha da informação (usar mindmaps costuma ser uma boa opção, mas claro, depende de cada um). Durante toda a reunião devem-se tirar notas daquilo que vai ou pode vir a ocupar espaço na nossa mente (o que me foi delegado, coisas que tenho que investigar, lembretes, etc…). Embora estejamos com o resto da equipa a organizar, delegar e decidir, nas nossas notas o importante é deixar tudo escrito, fazendo uma boa recolha da informação trocada.

No final das reuniões, a tendência costuma ser

  • arquivar as notas (ou pô-las dentro de uma gaveta, debaixo do teclado, etc… )
  • tirar algumas das coisas mais importantes/preocupantes (as que ficaram mesmo na cabeça) e dar-lhes seguimento imediato (telefonar, enviar emails, anotar na agenda, etc)
  • esquecer a maior parte das coisas…

Seguindo o fluxo GTD, todos estes passos estão incorrectos. Acabamos de fazer um processo de recolha de informação durante a reunião, logo, o passo seguinte será colocar essas “coisas” na nossa caixa de entrada. Presumindo que processamos a nossa caixa de entrada uma vez por dia (vá lá, duas) e que fazemos a fase de processamento correctamente (ter clareza no significado e objectivo de cada “coisa”), estará 100% assegurado que todas as notas vão dar entrada no nosso sistema correctamente, e virão à nossa atenção na altura certa.

Nunca é de mais reforçar este conselho: não avancem a fase de processar. A tendência de querer organizar coisas é comum, mas sem ter clareza sobre elas estamos simplesmente a deixar incertezas espalharem-se pelo resto do sistema GTD o que irá sabotar a sua eficácia.

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

1 comentário

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