Guia: GTD no Gmail

O Gmail é sem dúvida um dos mais poderosos e inovadores clientes de webmail. Actualmente, muitas pessoas têm grande parte do seu trabalho a chegar (e sair) via email. Quer queiramos quer não, o email é uma das nossas principais “caixas de entrada” e como tal deve-lhe ser dada a mesma atenção que todas as outras, recolhendo e capturando todas as “coisas” que chegam e dando-lhe a devida continuidade.

Este artigo é um guia de configuração de algumas boas ferramentas que o Gmail disponibiliza, para que se aplique adequadamente o método Getting Things Done no fluxo de trabalho do Gmail.

Notas

  • este guia é aconselhado para quem já tem alguma experiência prévia de Gmail e os conceitos essenciais de GTD. O processo demorará à volta de 15-20minutos.
  • o guia está escrito em português e portanto serão também utilizados os termos em português utilizados pelo Gmail
    • Filters – filtros
    • Labels – marcadores
    • Nested Labels – submarcadores

Introdução

O conceito de “marcadores” usado pelo Gmail é das ferramentas mais úteis e versáteis que se podem usar num ambiente GTD. Isto porque nos permite categorizar itens  (neste caso, emails) em diversas listas simultaneamente. Se não sabem como usar os marcadores aconselho a lerem esta pequena introdução na ajuda do Gmail http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=118708 (apenas disponível em inglês).

Cada marcador irá ser usado como uma lista independente, e cada email será a representação de uma “coisa” ou, depois de processado, de um item/acção nas nossas listas.

Conteúdos deste guia:

  1. Activar funcionalidades “escondidas” no Gmail (Labs)
  2. Criar uma lista de marcadores para uso exclusivo de um fluxo de trabalho GTD no Gmail
  3. Criar contactos que facilitem a colocação de emails nas listas GTD
  4. Criar filtros para redireccionar emails para as listas certas automaticamente
  5. Teste e notas finais

Passo 1 – Activar as funcionalidades do Labs

Existem muitas funcionalidades úteis no Gmail que estão por omissão “escondidas” do Gmail convencional. Podem ser consultadas e activadas acedendo às “Definições” (canto superior direito) e depois à secção “Labs”.

Para este guia, vamos activar as funcionalidades “Enviar e arquivar” e “Submarcadores”. Carregar no botão “Guardar alterações” no topo ou no final da página.

Passo 2 – Os marcadores

Antes do aparecimento da funcionalidade de “submarcadores” no Gmail, a organização dos mesmos era mais difícil, pois estavam todos misturados por ordem alfabética. Para distinguir os marcadores do sistema GTD no Gmail dos restantes marcadores, aplicavam-se prefixos nos marcadores para criar uma distinção fácil. Assim, as listas eram precedidas com uma “@”, e as listas de projectos específicos com “P:”. Caso prefira não usar os submarcadores, pode continuar a usar este sistema.

Com os submarcadores, a organização das listas torna-se muito mais simples e arrumada. Aqui fica uma sugestão para um conjunto de listas iniciais (cada utilizador deve adaptar às suas necessidades):

  • GTD
  • GTD/Acções
  • GTD/@Casa
  • GTD/@Trabalho
  • GTD/Pendentes
  • GTD/UmDiaTalvez
  • GTD/Projectos
  • GTD/Projectos/”Projecto_1″
  • GTD/Projectos/”Projecto_2″ …

Notas

  • O marcador principal “GTD” pode ser omitido. Fica a sugestão de o usar se quiser manter todos os restantes marcadores do sistema GTD arrumados num marcador pai, de modo a poder facilmente esconder a lista dos marcadores GTD na caixa de marcadores do Gmail (carregando no ícone – ). Se preferir não usar o marcador GTD, convém adoptar algum tipo de prefixo para que os marcadores GTD fiquem todos juntos (por exemplo, acrescentar uma @ ou # antes dos nomes) já que o Gmail organiza os marcadores alfabeticamente.
  • “Projecto_1″ e “Projecto_2″ são nomes meramente figurativos. Cada projecto individual deve ter um marcador próprio dentro do marcador GTD/Projectos.

Passo 3 – Contactos virtuais

O Gmail permite-nos receber emails enviados para endereços fictícios que sejam precedido do nosso endereço original com o caractere ‘+’. Por exemplo, se o seu email for josemanuel@gmail.com, vai receber todos os emails enviados para josemanuel+caixa1@gmail.com ou josemanuel+trabalho@gmail.com.

Esta funcionalidade do Gmail é excelente para fazer filtragem dos emails que nos chegam e uma peça vital da configuração do Gmail para um fluxo de trabalho baseado em GTD.

Neste passo nº 3, vamos criar contactos virtuais na lista de contactos do Gmail, para que possamos enviar emails para estes endereços fictícios com mais rapidez:

  1. Aceder aos “Contactos” do Gmail (link por baixo da lista de marcadores)
  2. Carregar no botão de adicionar novo contacto
  3. No “Nome” vamos dar um título para o endereço fictício, por exemplo: Próximas Acções
  4. No “E-Mail” o endereço que vamos usar para essa lista. Seguindo o mesmo exemplo seria “josemanuel+accoes@gmail.com”
  5. Repetir os passos 2-4 para todas as listas de GTD que vamos usar.

Nota: pode também criar um Grupo de Contactos, para agregar todos os emails fictícios que tem e dessa forma serem mais fáceis de gerir.

Passo 4 – Filtros

O que queremos agora é fazer com que os emails enviados para os nossos contactos fictícios sejam automaticamente colocados nas listas correspondentes. Para isso, vamos criar filtros que o Gmail processará no envio e recepção de mensagens.

  1. Aceder às “Definições” do Gmail (canto superior direito)
  2. Aceder à secção “Filtros”
  3. Clicar em “Criar um novo filtro”
  4. No campo “De:” insira o seu endereço de email real
  5. No campo “Para:” insira o endereço de email virtual que criou no passo 3 (contactos)
  6. Clicar no botão “Passo seguinte”
  7. Seleccionar as opções “Ignorar a caixa de entrada (Arquivar)” e “Aplicar o marcador”
  8. Seleccionar o marcador correspondente ao filtro que estamos a criar
  9. Carregar no botão “Criar filtro”
  10. Repetir os passos 3-9 para cada contacto virtual que criou no passo anterior

Notas

  • Pode seleccionar a opção “Marcar como lida” para que os marcadores de GTD não tenham visível o número de mensagens que contêm
  • Se tiver várias contas de email e quiser enviar “coisas” de outras contas directamente para o seu sistema GTD no Gmail, não insira qualquer endereço no campo “De:”. É importante não partilhar os seus contactos virtuais com mais ninguém, ou podem começar a encher as suas listas com mensagens não desejadas.

Passo 5 – Teste e notas finais

Para testar o sistema vamos Compor uma nova mensagem, e no destinatário colocar um dos nossos endereços virtuais, por exemplo: josemanuel+accoes@gmail.com
Escrever um assunto curto e claro “Mudar lâmpada da sala”. Enviar o email.
Se tudo estiver configurado correctamente, a lista do marcador “Acções” deverá ter agora o item “Mudar lâmpada da sala”.

Notas finais, resumindo o funcionamento do sistema GTD no Gmail

  • Todos os itens são representados por emails
  • Acrescentamos novos itens enviando emails para o nosso próprio endereço, usando endereços virtuais para automaticamente filtrá-los e categorizá-los nas nossas listas
  • Nem sempre é necessário compor novos emails. Podemos fazer um “Encaminhar”, para manter o conteúdo de um email que nos chegou. Nesse caso é aconselhável alterar o assunto para algo que seja claro e rápido de perceber quando estamos a percorrer as listas.
  • A versatilidade dos marcadores do Gmail, permite que o mesmo email esteja em várias listas. Assim, o item “Mudar a lâmpada da sala” pode estar simultaneamente em “Acções”, “@Casa” e “Projectos\Preparar sala para a festa de anos”.
  • Clicando num marcador, podemos facilmente mudar o nosso foco para um determinado projecto ou contexto. Por exemplo, se estiver no trabalho e quiser apenas ver as acções que dizem respeito a esse contexto, basta visitar o marcador @Trabalho. Da mesma forma, se quiser investir tempo para desenvolver o projecto “Planear férias de verão”, basta ver o respectivo marcador.
  • No início do guia sugeri que activasse a funcionalidade “Enviar e arquivar” disponível do Labs do Gmail. Esta funcionalidade não é necessária para este sistema, mas é útil para manter a caixa de entrada limpa. Quando se responde a um email e esse email não vai ter qualquer entrada no sistema GTD, deve ser apagado ou arquivado de modo a sair da caixa de entrada. Esta funcionalidade do Labs, acrescenta um botão “Enviar e arquivar” ao lado do botão “Enviar” tradicional, que permite fazer este 2 em 1 de uma forma mais rápida.

Dúvidas, comentários ou dicas? Deixe comentários ao artigo ou via email.

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

3 Comments

  1. Responder Paulo Teixeira

    Excelente guia: simples, útil e funcional!!
    Acho uma excelente forma de implementar o GTD para todos os que usam (e também os que não usam mas passarão a usar, o Gmail).
    Abraço!

  2. Responder silvia morais

    espectacular! experimentem! ajuda muito! sobretudo para aqueles que fazem quase tudo por mail….

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