Estratégias para limpar “bagagem” acumulada

Embora a questão de resolver “bagagem” surja mais para os recém-chegados a GTD, é também bastante comum entre quem já pratica o método. Vamos começar por definir isto de “bagagem”.

A cada segundo, nova informação está a ser criada e lançada na nossa direcção, chegando-nos pelos mais variados canais de entrada. Esta informação deve ser recolhida constantemente, processada, organizada, revista e finalmente feita (se for o caso).
Diariamente fazemos pequenas revisões sobre a informação que dá corpo ao nosso sistema.
Semanalmente fazemos uma revisão mais completa, que ajuda não só a ganhar uma perspectiva mais abrangente do nosso trabalho, como também a antecipar e a preparar esse trabalho para que se evitem descobrir bombas durante a semana.

No entanto, por vezes existem certas “coisas” (seguindo a nomenclatura GTD) que vão fugindo ao sistema e vão-se acumulando em recantos mais escondidos, fundos de caixas de entrada ou pastas de emails gigantes. Para quem está a iniciar GTD, a “bagagem” são todas aquelas coisas que ocupam espaço mental e que ainda não deram entrada nesse sistema. Em qualquer dos casos, podem ter dias, semanas, meses ou mesmo anos.

Quanto tempo tem uma “coisa” que ficar não processada até ser considerada “bagagem”? Será cada um a traçar a sua linha limite, de acordo com a capacidade de processar e o volume daquilo que vai chegando todos os dias.

É bastante normal ver uma caixa com 2000 papéis ou documentos – ou uma caixa de email com 3874 mensagens não lidas – e sentir resistência em processar e organizar. No entanto, esta atitude em nada ajuda a alcançar um estado mental de clareza, leveza, liberdade e foco. Todas estas coisas acabam por estar continuamente a gastar energia psíquica, a chamar por nós sempre que entram no nosso campo visual.

Eis então algumas dicas para limpar a bagagem e não deixar nada de fora do sistema GTD. Vale a pena o esforço, pois a sensação final é muito recompensadora!

  • Trace a sua linha – como define o que é para si “bagagem”?
  • Arrume tudo para um canto. Arranje uma caixa separada para colocar toda a bagagem. No email crie uma pasta chamada “Bagagem” ou “Para Processar”, e ponha lá todos os emails que estiverem nesta categoria.
    Nada como voltar a ter uma Caixa de Entrada limpinha e poder-lhe ver o fundo!
  • Crie um projecto para “limpar toda a bagagem” e defina pelo menos uma próxima acção.
  • Quando estiver em fase de processamento, não seja demasiado exigente. Dependendo do volume de bagagem acumulada, pode ser preferível ir tratando das coisas aos poucos (até 10minutos por dia ajudam)
  • Para processar a bagagem:
    • Arranje recipientes auxiliares para esta tarefa (caixas se for papel, pastas ou categorias no email): “lixo”, “para organizar”, “para arquivar”
    • No caso dos emails, pode ser útil ordenar/agrupar por datas, remetentes, assuntos
    • Fazer uma triagem inicial – o que pode ser deitado ao lixo?
    • Sempre que tirar uma “coisa” da caixa, não a volte a colocar dentro. Processe-a.
  • Estar vigilante ao que permitimos entrar na nossa vida. Cancele mailing lists desnecessárias, peça para que não lhe enviem vídeos ou powerpoints engraçados, etc.
  • Renegoceie e seja honesto com os compromissos que está a criar.

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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