Criar um espaço de trabalho Fantástico

Enquanto se senta no seu espaço de trabalho usual, olhe à sua volta. Observe o espaço, as cores, os objectos, as mobílias… o que lhe transmitem? O que sente ao estar e trabalhar diariamente nesse espaço? Está inspirado?

Quer a um nível estético, quer a níveis mais práticos, o nosso ambiente influencia sempre o que sentimos, a motivação que temos, a nossa rapidez e claro, a nossa produtividade. Todas as coisas exercem um efeito ou atractivo ou repulsivo em nós.

Assim sendo, como podemos optimizar o nosso espaço de trabalho para que seja Fantástico? Fantástico não é “bom”, não é “ok, serve para o efeito”. Fantástico é “UAU, é Fantástico”.

Um escritório GTD
(quebrar a ideia que são precisas demasiadas gavetas, papeis e ferramentas, para se ser organizado)

O que vamos cobrir neste artigo:

  • Optimizar um espaço de trabalho para um fluxo GTD, nomeadamente:
  • as ferramentas básicas
  • a funcionalidade do espaço
  • exercícios sugeridos

O que não vamos cobrir neste artigo: design de interiores 🙂 Para isso há quem perceba mais do assunto.

Para e Reflectir

«Temos que abrandar, para poder acelerar» – David Allen

As pessoas não estão habituadas a parar para reflectir. Já alguma parou e observou o seu ambiente de trabalho e pensou “o que posso mudar ou fazer aqui para tornar este espaço Fantástico?”

Começar pelo básico

Primeiro, vamo-nos certificar que as principais ferramentas GTD estão presentes. Isto resume-se, essencialmente, aos recipientes onde se “estacionam” os diferentes itens processados ou por processar:

  • tabuleiros/caixas de entrada (também é boa ideia ter uma caixa de saída e uma caixa e pendentes);
  • calendário
  • computador e impressora (se for o caso)
  • gestor de listas (papel ou digital?)
  • consumíveis e material de escritório: post-its, papel, clips, agrafador (com agrafos), canetas (que funcionem!), auscultadores, cds virgens
  • pastas para material em execução (ex: projectos)
  • gavetas (ou outro sistema) para arquivos e referência
  • ferramentas para a fase de Recolha
  • telefone
  • relógio

Para cada um dos itens na lista, observe e pense ” O que poderia fazer ou mudar para ficar ainda melhor? Como posso torna-lo Fantástico?”

Funcionalidade do espaço

Analisar a funcionalidade do espaço começa por dividir todos os objectos em dois grupos:

O que é permanente?

  • consumíveis e material de escritório
  • material de referência
  • decoração
  • equipamento

O que está em mudança? (ou à espera de ser terminado)

  • “coisas” a serem processadas (email, voicemail, cartas, papéis na caixa de entrada)
  • sistema de gestão acções (calendário, próximas acções, projectos)

Tendo em conta o fluxo normal do seu trabalho, como poderia optimizar cada uma destas coisas? Estão no local certo para que sejam consultadas/processadas/arrumadas com mínimo esforço? Tem que cruzar os braços para mexer o rato? Tem que arrastar uma cadeira para abrir uma gaveta?

Levante-se e ponha-se em pé no centro do seu espaço. Olha a toda à sua volta e pense “o que é que não está *exactamente* da forma que eu gostaria?”. Como deveria estar? Visualize e detalhe, acrescente na sua lista de projectos aqueles que achar necessário.

GTD não se trata de organizar, trata-se de dar atenção aquilo que chama a nossa atenção. Identifique o que chama a sua atenção, capture-a para o sistema, e deixou de ser “coisa”.

«O seu espaço de trabalho deve estar organizado para que seja fácil de processar coisas(email, papel, etc) em qualquer altura aleatória do dia» – David Allen

PS – já definiu as próximas acções para os novos projectos?

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

Leave A Reply

O seu endereço de email não será publicado. Campos obrigatórios marcados com *