Revisão Anual

A Revisão é a 4ª etapa das 5 fases do fluxo de trabalho GTD. A sua importância, embora negligenciada frequentemente, é crucial para o funcionamento do sistema e para que a mente possa depositar toda a confiança nele, libertando energia e atenção para aspectos mais subtis e importantes da nossa vida.

Em que consiste a Revisão? Certificar que as nossas listas – e que o sistema em geral – está sincronizado com o nosso mundo, a nossa realidade. Durante a semana de trabalho, queremos ter a certeza que aquilo que há para fazer está reflectido nas listas. Queremos ter a certeza que nada ficou para trás, nada está desactualizado ou fora de sítio. A fase de Revisão assegura tudo isto, ao trazer de novo à nossa atenção alguns itens específicos em momentos apropriados.

Existem diferentes tipos de Revisões, consoante aquilo que se está a rever e a periodicidade da mesma:

  • Revisões diárias (ou quase): para as listas mais importantes a partir das quais trabalhamos – próximas acções, listas de contextos, calendário
  • Revisão semanal: das componentes mais importantes de GTD. Consiste em fazer uma exteriorização geral e limpeza do espaço, rever todas as listas e material de apoio, sincronizar todos os projectos e dar tempo e espaço à criatividade. A revisão semanal assegura que durante a semana o nosso trabalho está a ser feito com perspectiva e prepara-o para o futuro.
  • Revisões extras: podem ser feitas quando necessário, por motivos ou necessidades especiais.

É nesta categoria de revisões extras que enquadramos esta especial Revisão Anual. Tal como David Allen escreveu na sua mensagem de final de ano, nada melhor que arrumarmos o ano velho para darmos espaço suficiente às coisas novas que nos vão chegar em 2011.

Aqui ficam algumas sugestões e guias orientadoras para fazer a sua Revisão Anual pessoal antes do final de Dezembro. 

1. Planear a Revisão

Tal como a revisão semanal, quando prevemos que uma certa tarefa vá necessitar de um bom bocado de tempo, o melhor é bloquearmos esse tempo no calendário para que se diminua a probabilidade de algo nos alterar os planos. Para ajudar a ter uma noção do tempo que iremos precisar, começamos primeiro por elaborar uma lista de todas as coisas que queremos rever.
A título de exemplo, aqui fica uma lista separada por físico ou digital. Adopte à sua medida. Aconselhamos também que dê uma volta pela sua casa, local de trabalho, carro, etc… e veja que outros recipientes poderão ser interessantes incluir na revisão. Como é uma revisão anual, não se limite às coisas que usa mais frequentemente. O objectivo é fazer uma revisão profunda e por isso mesmo incluir coisas que estejam esquecidas ou paradas há muito tempo. Caso partilhe estes espaços com mais alguém, será útil envolver essa(s) outra(s) pessoa(s) para fazer uma revisão em conjunto.

Físicos

  • Todas as Caixas de entrada
  • Material de apoio a projectos e acções
  • Um Dia / Talvez
  • Material de referência
  • Bolsos de peças de roupa
  • Carteiras, malas, sacos…
  • Gavetas
  • Arrumações / Sótão / Garagem
  • Livros, álbuns de fotos
  • Material de escritório
  • Material de decoração
  • Equipamentos / electrodomésticos / ferramentas
  • Casa (infra-estrutura, reparações)
  • Carro (porta-luvas, bagagem)
  • Jardim

Digitais

  • Todas as caixas de entrada
  • Material de apoio a projectos e acções
  • Um Dia / Talvez
  • Material de referência
  • Pastas e ficheiros guardados computador
  • Vídeos, música e fotos
  • Software instalado / avariado
  • Mailing lists e newsletters que recebe
  • Fóruns e grupos em que está inscrito
  • Podcasts
  • Contas de email inactivas ou esquecidas
  • Redes sociais (Twitter, Facebook, etc…)
  • Favoritos
  • Cópias de segurança
Depois de ter a sua lista elaborada, já vai ter uma noção aproximada do tempo que necessita para a sua revisão anual. Dê-se direito a ter esse tempo. Se for muito e não puder despender de um dia, divida por dois ou três.

2. Mãos à obra

No dia da revisão, visite cada um dos itens da sua lista. Tenha sempre à mão dois itens importantes:

  • Caixa de entrada temporária – para aqueles itens mais difíceis que terão que ser processados mais tarde
  • Papel e caneta para ir anotando mais “coisas” à medida que vão aparecendo.

Percorra todas as coisas nesse recipiente/local e identifique aquelas que não estão bem definidas ou incertas. Lembre-se: tudo aquilo que não pertence no lugar onde está para toda a eternidade é uma “coisa” que deverá ser processada: “o que é? o que quero com ela? onde a devo guardar?”

Durante o ano, após processar, muitas coisas são armazenadas em material de arquivo ou referência. É normal este depósito ir acumulando e crescendo sem parar. É bom, pelo menos uma vez por ano, rever todo esse material. De certeza que vai descobrir bastantes coisas que já não necessita e podem ser realocadas para outro recipiente – o lixo.

3. Limpar

Após ter terminado a parte mais demorada, certamente irá ter bastantes “coisas” novas no papel ou na caixa de entrada temporária. Dependendo da sua disponibilidade, poderá ser melhor transferir todos estes novos inputs para a sua caixa de entrada convencional a fim de serem processados na próxima revisão semanal (no máximo). Caso tenha mesmo MUITA bagagem acumulada para tratar, sugiro que leia o artigo “Limpar Bagagem Acumulada” para dicas úteis sobre como proceder nessas situações.

4. Rever o sistema GTD

Antes de passar à revisão de horizontes mais elevados, faça uma revisão e avaliação do seu sistema GTD.

  • O que fez de novo durante este ano para melhorar a sua prática de GTD?
  • Que técnicas funcionaram?
  • Que ferramentas necessita para ter um sistema mais funcional, prático e rápido?
  • Em que áreas falhou mais? Que ajuda ou esclarecimentos precisa de obter?

Não se esqueça de definir as próximas acções para o que daqui resultar 🙂

5. Revisão de Horizontes mais Elevados

Para terminar a revisão, vamos fazer uma limpeza mais interna – a da nossa mente – de tudo aquilo que este ano nos trouxe. Aqui, aconselho mais uma vez a reservar pelo menos 30-60min e fazer o exercício durante um período em que possa estar tranquilo e de preferência sem interrupções.

Em cada passo deste exercício deverá sempre considerar as suas principais áreas de foco/responsabilidade (20,000 pés):

  • profissional / trabalho / emprego
  • pessoal / família / relações
  • saúde / forma física
  • finanças
  • serviço e comunidade
  • divertimento / criatividade

Não faça o exercício a correr. Em cada pergunta permita-se ter tempo para fechar os olhos e reflectir.

Rever 2010

Pegue em papel e caneta (ou na sua ferramenta de eleição) e olhe para todo o 2010 (tenha o seu calendário aberto, pode ser uma ajuda útil para se lembrar do que aconteceu):

  • Quais foram as suas vitórias neste ano?
  • De que é que está grato?
  • Quais foram os riscos que tomou?
  • Onde foi a sua maior dedicação em servir e ajudar?
  • Que coisas ficaram por acabar? (projectos a desenvolver, negócios, comunicações, formação, o próprio gtd, etc…)
  • De que se orgulha mais de ter acabado?
  • Quem foram as três pessoas que tiveram mais impacto na sua vida em 2010?
  • Qual foi a sua maior surpresa?
  • Que reconhecimento gostava de ter recebido? E dado?
  • O que mais sente que precisa de fazer ou dizer para completar 2010?

Antever 2011

  • Qual gostava que fosse a sua maior vitória em 2011? (ou vitórias em cada uma das áreas de foco)
  • Que conselho quer dar a si próprio?
  • Que planos tem para melhorar a sua situação financeira?
  • Qual seria a coisa que o faria mais feliz por ser capaz de a terminar em 2011?
  • O que é que gostaria de mudar em si próprio em 2011?
  • O que é que gostava de aprender?
  • Qual pensa que vá ser o seu maior risco?
  • A quem ou a o quê está mais comprometido em ajudar e amar?
  • Em que é que está mais empenhado em mudar e melhorar no seu trabalho?
  • Que talento por explorar gostaria de desenvolver em 2011?
  • O que é que lhe trás mais alegria e o que é que vai fazer para ter mais disso?
  • Que palavra ou frase gostava que fosse a sua referência para 2011?

Boas festas! E até 2011 🙂

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

2 Comments

  1. Pingback: Para um inspirador 2012 – Boas festas! Wise Action

  2. Thiego Reis

    Começando o ano, arrumando tudo. O futuro precisa ser vivido no presente. 

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