Implementar GTD em papel

Não são raros os casos de pessoas que depois de alguns meses (ou anos) a experimentarem e procurarem as melhores ferramentas para GTD no mundo digital, acabam por encontrar no papel a sua solução ideal. Existe algum preconceito em relação ao papel que não tem qualquer fundamento. O papel não é sinónimo de um sistema fraco, de uma vida “demasiado simples” e com “poucas coisas para fazer”. Na verdade, há imensos casos de executivos de topo a gerir todo o seu sistema GTD em soluções baseadas em papel.

À medida que mais e mais software se vai adaptando a todas e quaisquer necessidades de organização e gestão de tarefas ou tempo, a sua complexidade aumenta também. Muitas vezes, este aumento de complexidade ou estrutura, acaba por prejudicar mais o nosso fluxo de trabalho do que ajudar. Prende em vez de libertar.
Ao mesmo tempo, é importante que também não seja simplificado em demasia, porque irá estar a tentar comprimir demasiadas coisas diferentes numa só, o que por sua vez irá criar outro tipo de complexidade, confusão ou ineficácia.

Para além disso, ao escolher a forma de implementar o seu sistema GTD, tenha em conta não só aquilo que é prático e fácil para si, mas também aquilo que lhe dá prazer usar.

Em caso de dúvida por qual escolher, comece sempre pelo papel. A experiência diz-nos que com papel cada pessoa terá mais consciência do funcionamento do seu sistema, das necessidades que realmente tem e evita preocupações de portabilidade/sincronização de dados e curvas de aprendizagem.

As componentes essenciais de um sistema GTD em papel

Existem 8 secções principais, pode pensar nelas como “separadores” num organizer, por exemplo.
1. Entrada/Notas
2. Calendário
3. Listas de Acções
4. A Tratar/Falar
5. Projectos/Objectivos
6. Planos/notas de Projectos
7. Referência/Info variada
8. Contactos

1. Entrada/Notas
Este espaço é utilizado essencialmente para a fase de “Recolha”, ou seja, captura de pensamentos, lembretes, notas, que posteriormente serão “Processadas” e removidas/riscadas destas páginas.
Caso já use um pequeno bloco de notas, ou outra ferramenta semelhante, esta secção pode ser pequena(em número de páginas), mas é aconselhável que exista.

2. Calendário
A “Agenda” tradicional, de preferência com espaço suficiente para se escrever em cada dia. As únicas informações que entram no calendário são:

  • acções específicas e *obrigatórias* para dia / hora (ex: consulta às 15h, aniversário da Joana)
  • informações relevantes a um determinado dia (ex: abertura exposição no museu)

É absolutamente desaconselhado o uso do calendário para acções que “gostaria” de fazer num determinado dia.

3. Listas de Acções
Aqui entram todas as listas de Próximas Acções e Pendentes.
De acordo com o modelo dos “4 critérios para escolher o que fazer”, é aconselhável subdividir a lista de Próximas Acções em contextos úteis. Aqui, contextos úteis varia de pessoa para pessoa, dependendo muito do tipo de trabalho, ferramentas e espaços físicos onde se costuma estar. Alguns contextos comuns são

  • Próximas Acções/Qualquer lado (acções que não dependem de nenhum contexto)
  • Casa
  • Escritório/Trabalho
  • Computador
  • Recados/Na rua

É importante em qualquer lista de próximas acções, escrevê-las bem. Isso significa:

  • escrever mesmo a próxima acção (física)
  • começar com um verbo
  • escrever de uma forma que seja agradável de ler – seja simpático com o seu futuro Eu 😉

4. A Tratar/Falar
Estas listas reúnem recados, coisas a falar ou discutir, com alguma pessoa em particular ou, por exemplo, em reuniões.
São, de certa forma, quase como contextos, mas aplicados a pessoas ou encontros (ex: pontos para reunião de sexta, coisas a falar com a Sara).
Dependendo do volume de itens, pode-se optar por ter uma lista em que a primeira palavra é o nome da pessoa, ou ter uma folha dedicada apenas para ela.

5. Projectos / Objectivos
Muitas acções que temos não estão isoladas. Elas existem pois fazem parte de um conjunto de passos necessários para atingir um determinado objectivo. Em GTD, a estes objectivos chamamos de Projectos.
Esta lista serve para manter centralizados todos esses objectivos que nos comprometemos a alcançar.
Aqui pode também estar a lista “UmDia/Talvez”, em páginas separadas.

Para informações sobre a ligação entre Acções e respectivos Projectos, consulte o artigo “Projecto e Acções

6. Planos/notas de Projectos
Para projectos mais complexos, que exijam algum planeamento ou registo de ideias e outros dados relevantes, usa-se esta secção para guardar esses materiais.
Aqui, cada página(ou mais, se necessário) representa um único projecto. Nela podem constar coisas como:

  • mind maps
  • ideias soltas
  • próximas acções futuras (que ainda não se podem fazer)
  • contactos relevantes
  • outros

Todos estes materiais servem como apoio para se ir avançando com o projecto, ajudando a definir próximos passos.

7. Referência/Info variada
Que informação é útil ter consigo? Nesta secção não existem regras rígidas, pode conter coisas como:

  • checklists (coisas para pôr na mala de viagem, sites a ler diariamente, etc, )
  • ideias para prendaslocais a visitar numa certa cidadelivros para ler, filmes para ver
  • horário escolar dos filhos

8. Contactos
O tradicional livro de endereços.

Conclusão
Se optar por experimentar um sistema GTD em papel, não se adapte à forma, mas faça a forma adaptar-se a si. Parte da diversão e vantagem dos sistemas de papel é o elevado nível de customização que lhes podemos dar.
Em vez de optar por algo já feito, porque não começar do zero e fazer um *mesmo* à sua medida?

Alguns conselhos finais a considerar

  • não use papel mais pequeno que A5
  • opte por algo que permita o uso de recargas e re-ordenação de folhas (embora não seja fundamental, pode tornar a ferramenta bastante mais prática)

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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