Uma das áreas em que é preciso dar especial atenção em GTD é a “gestão de projectos”. Embora neste artigo não se vá cobrir esse processo a fundo, ficam algumas indicações úteis para uma organização optimizada de projectos e acções.

Vamos essencialmente cobrir aspectos da 3ª fase do fluxo de trabalho de GTD – a organização. Isto pressupõe que já processou adequadamente e sabe distinguir um projecto de uma próxima acção. Lembre-se, um “projecto” em GTD é um objectivo que não é alcançável com apenas uma próxima acção.

Do Processar ao Organizar

Quando, após “processar”, temos uma Próxima Acção, esse item será “arrumado” em apenas uma lista:

  • algo a ser feito por outro – Pendentes
  • algo a ser feito num dia/hora específica – Agenda
  • algo a ser feito o mais cedo possível – Próxima Acções (ou em lista de Contexto específico)

Se, em vez de uma acção, tiver identificado um Objectivo que necessita de múltiplos passos – um projecto – então a descrição desse objectivo será introduzida na lista Projectos.

O que vem a seguir

Como sempre, as revisões regulares do sistema GTD são o que o permite funcionar tão bem. Rever a lista de Próximas Acções e Projectos assegura que não estamos estagnados em relação a nenhum dos objectivos com os quais estabelecemos um compromisso.

Até o objectivo ser alcançado, existe um ciclo contínuo de manutenção do projecto no sistema GTD:

  • verificar se existe pelo menos uma Próxima Acção ou Pendente para o projecto
  • identificar Próximas Acções que já possam ser feitas e colocá-las nas listas correspondentes
  • rever e actualizar material de apoio do projecto (caso exista)

O Material de Apoio

Nem todos os projectos necessitam de ter “material de apoio” dedicado. Apenas aqueles mais complexos, onde existe mais informação ou itens físicos e/ou digitais que são úteis estarem associados a esse trabalho.

O material de apoio de um projecto pode ser muito variado e incluir coisas como:

  • acções futuras a não esquecer (mas que não podem ser feitas já)
  • ideias, brainstormings
  • mindmappings
  • orçamentos
  • gráficos gantt
  • ficheiros, recortes, fotos, panfletos
  • contactos
  • material para ler

Dependendo da implementação do seu sistema, existem várias soluções para manter Material de Apoio a Projectos. (Isso será foco de um outro artigo, mas caso tenha alguma dúvida, pergunte no fórum)

Ligar Projectos às suas respectivas Próximas Acções

Esta é das dúvidas mais frequentes que aparece a quem está a tentar gerir projectos e acções com GTD: Como saber a que Projecto é que uma determinada Próxima Acção – numa qualquer lista – pertence?

Antes de dar sugestões práticas para o fazer, sugiro que pense um pouco sobre o que David Allen diz sobre o assunto: não precisa de ter nenhuma ligação entre uma Próxima Acção e o respectivo Projecto. Se estiver a fazer correctamente a fase de revisão (e especialmente a revisão semanal), todos os projectos irão avançar sem problema. Só precisa de pensar e planear o futuro de cada um deles uma vez por semana. Durante o seu fluxo de trabalho, só tem que se preocupar com o Fazer.

Tenho que confessar que demorei algum tempo a conseguir realmente perceber e sentir aquilo que David Allen diz. Por isso, percebo quem queira mesmo criar estas ligações entre acções e projectos e deixo aqui algumas ideias:

  • No papel
    • a forma mais simples é ter uma coluna estreita em todas as suas listas, que permite escrever um número ou pequeno código. Assim, quando insere um novo projecto na sua lista de Projectos, atribui-lhe este “código” na hora, e para cada nova acção que inserir nas varias listas, usa o mesmo código.
    • pode também usar cores para identificar visualmente, mas tem uma grande limitação que é o número de cores que pode usar (e cria alguma poluição visual)
  • Em digital
    • Aqui as soluções são muito variadas dependendo do software utilizado. Muitos programas orientados para gerir tarefas (e até compatíveis com GTD), permitem a criação de projectos e a ligação automática das tarefas.
    • Pode também usar “tags” ou pequenas palavras-chave (tal como no papel), inseridas no final de cada Próxima Acção. Com uma simples função de procura, pode facilmente filtrar as tarefas por um determinado projecto

Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.