Projectos e Acções

Uma das áreas em que é preciso dar especial atenção em GTD é a “gestão de projectos”. Embora neste artigo não se vá cobrir esse processo a fundo, ficam algumas indicações úteis para uma organização optimizada de projectos e acções.

Vamos essencialmente cobrir aspectos da 3ª fase do fluxo de trabalho de GTD – a organização. Isto pressupõe que já processou adequadamente e sabe distinguir um projecto de uma próxima acção. Lembre-se, um “projecto” em GTD é um objectivo que não é alcançável com apenas uma próxima acção.

Do Processar ao Organizar

Quando, após “processar”, temos uma Próxima Acção, esse item será “arrumado” em apenas uma lista:

  • algo a ser feito por outro – Pendentes
  • algo a ser feito num dia/hora específica – Agenda
  • algo a ser feito o mais cedo possível – Próxima Acções (ou em lista de Contexto específico)

Se, em vez de uma acção, tiver identificado um Objectivo que necessita de múltiplos passos – um projecto – então a descrição desse objectivo será introduzida na lista Projectos.

O que vem a seguir

Como sempre, as revisões regulares do sistema GTD são o que o permite funcionar tão bem. Rever a lista de Próximas Acções e Projectos assegura que não estamos estagnados em relação a nenhum dos objectivos com os quais estabelecemos um compromisso.

Até o objectivo ser alcançado, existe um ciclo contínuo de manutenção do projecto no sistema GTD:

  • verificar se existe pelo menos uma Próxima Acção ou Pendente para o projecto
  • identificar Próximas Acções que já possam ser feitas e colocá-las nas listas correspondentes
  • rever e actualizar material de apoio do projecto (caso exista)

O Material de Apoio

Nem todos os projectos necessitam de ter “material de apoio” dedicado. Apenas aqueles mais complexos, onde existe mais informação ou itens físicos e/ou digitais que são úteis estarem associados a esse trabalho.

O material de apoio de um projecto pode ser muito variado e incluir coisas como:

  • acções futuras a não esquecer (mas que não podem ser feitas já)
  • ideias, brainstormings
  • mindmappings
  • orçamentos
  • gráficos gantt
  • ficheiros, recortes, fotos, panfletos
  • contactos
  • material para ler

Dependendo da implementação do seu sistema, existem várias soluções para manter Material de Apoio a Projectos. (Isso será foco de um outro artigo, mas caso tenha alguma dúvida, pergunte no fórum)

Ligar Projectos às suas respectivas Próximas Acções

Esta é das dúvidas mais frequentes que aparece a quem está a tentar gerir projectos e acções com GTD: Como saber a que Projecto é que uma determinada Próxima Acção – numa qualquer lista – pertence?

Antes de dar sugestões práticas para o fazer, sugiro que pense um pouco sobre o que David Allen diz sobre o assunto: não precisa de ter nenhuma ligação entre uma Próxima Acção e o respectivo Projecto. Se estiver a fazer correctamente a fase de revisão (e especialmente a revisão semanal), todos os projectos irão avançar sem problema. Só precisa de pensar e planear o futuro de cada um deles uma vez por semana. Durante o seu fluxo de trabalho, só tem que se preocupar com o Fazer.

Tenho que confessar que demorei algum tempo a conseguir realmente perceber e sentir aquilo que David Allen diz. Por isso, percebo quem queira mesmo criar estas ligações entre acções e projectos e deixo aqui algumas ideias:

  • No papel
    • a forma mais simples é ter uma coluna estreita em todas as suas listas, que permite escrever um número ou pequeno código. Assim, quando insere um novo projecto na sua lista de Projectos, atribui-lhe este “código” na hora, e para cada nova acção que inserir nas varias listas, usa o mesmo código.
    • pode também usar cores para identificar visualmente, mas tem uma grande limitação que é o número de cores que pode usar (e cria alguma poluição visual)
  • Em digital
    • Aqui as soluções são muito variadas dependendo do software utilizado. Muitos programas orientados para gerir tarefas (e até compatíveis com GTD), permitem a criação de projectos e a ligação automática das tarefas.
    • Pode também usar “tags” ou pequenas palavras-chave (tal como no papel), inseridas no final de cada Próxima Acção. Com uma simples função de procura, pode facilmente filtrar as tarefas por um determinado projecto

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

1 comentário

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