A Natureza Tripartida do Trabalho

Porque é que as pessoas se queixam que não têm tempo de fazer o seu trabalho? Porque há mais trabalho para fazerem do que aquele que pensavam que tinham que fazer.

Muitas vezes as pessoas expressam a frustração que “não conseguem fazer nada” devido à sobrecarga de interrupções, emails, e outros inputs que aparecem durante o decorrer de um dia normal. “Não consigo fazer o meu trabalho porque estão sempre a aparecer outras coisas para fazer!”

Se dá por si nesse estado, pode ser útil entender a natureza tripartida daquilo que constitui o seu “trabalho”.

Quando trabalha, tem a possibilidade de fazer três coisas completamente diferentes: trabalho pré-definido, trabalho surpresa ou definir o seu trabalho.

1. Trabalho Pré-Definido
Isto é tudo aquilo que ia fazer todo o dia, não fossem aparecer novos inputs ou interrupções. Ia provavelmente estar a trabalhar baseado no seu inventário actual de acções e projectos – trabalho que já definiu ser necessário fazer. Existem telefonemas a fazer, documentos a escrever, ideias a planear, etc. Só por esta listas, já tinha certamente um volume continuamente crescente de tarefas a completar (a maioria dos profissionais tem à volta de 100-200 acções diferentes). Mas, como a vida não é estática, o que acontece frequentemente é sermos confrontados com a necessidade (e oportunidade) de fazer…

2. Trabalho Surpresa
O telefone toca. Não está na sua lista nem no seu calendário. Ainda assim, atende a chamada, e consequentemente passa 20 minutos a falar com um cliente sobre um tópico importante ou interessante. Antes de ter sequer a oportunidade de continuar o que fazia antes do telefone tocar, o seu chefe envia-lhe um recado para aparecer num reunião de meia hora a meio da tarde para comunicar novos desenvolvimentos e receber input seu. Para isso, sabe imediatamente que vai ter que rever dois grande documentos e pesquisar na internet antes da reunião para ter uma opinião melhor formada sobre o assunto. Isso significa que tem que ser feito Já, ou então perder o almoço. Nestes cenários, está a fazer trabalho à medida que vai aparecendo. Na verdade, está a definir o trabalho na hora e a optar pelas novas coisas em vez das actividades pré-definidas. Muitos de nós têm dias inteiros desta natureza. Não conseguimos fazer nada das nossas listas porque o trabalho aleatório é quem manda no nosso dia, exigindo toda a nossa atenção e energia, sem parar.

Isto, adicionado ao nosso inventário de trabalho pré-definido, cria um volume substancial de opções de coisas a fazer. Para além disso ainda há o email que constantemente enche a caixa de entrada. Notas das últimas reuniões ainda na secretária. E mesmo assim, com todas estas coisas a chegar até nós, ainda temos que …

3. Definir o Trabalho
Este é o processo de esvaziar a caixa de entrada, email, notas de reuniões, etc… – processar os novos inputs e tomar decisões sobre o que fazer com cada um deles. Pode fazer algumas acções rápidas à medida que os vai definido (regra dos 2 minutos), delegar para outros ou acrescentar mais tarefas ao seu inventário de acções.
Esta actividade de definir o trabalho, que chega num fluxo constante de nova informação durante o dia, requer pelo menos uma hora diária, em média. E isso é só para nos mantermos actualizados – nem estamos a falar de limpar e processar coisas de dias passados que tenham ficado acumuladas.

Então o que fazer?
Tudo o que descrevi até aqui é senso comum, ou pelo menos, uma descrição bastante realista da vida de muitos profissionais. O engraçado é isto: a maioria das pessoas age como se o (2) fosse algum tipo de sacrifício que têm que fazer, e que o (3) é um actividade algo irrelevante para fazer nas horas vagas do seu trabalho. “Eu tenho a minha lista de coisas a fazer. Porque é que me estão a sobrecarregar com mais coisas que não estão nas minhas listas?”

Eu não percebo. É tudo o seu trabalho. Algum dele é para fazer assim que aparece e outro pode fazê-lo quando escolhe em vez de o fazer quando aparece. Processar os inputs é necessário para que o seu inventário de trabalho pré-definido esteja completo o suficiente para poder confiar nele e avaliar a sua importância em relação às opções que surgem repentinamente.

Está mesmo a fingir que o seu chefe não tem a autoridade para redireccionar o seu foco para uma nova e inesperada prioridade? Está honestamente a dizer que o mundo é que está errado por ter mudado e se apresentar a si com coisas das quais não tinha consciência há 12 horas atrás?

A chave é o quão eficientemente e efectivamente sabe processar as novas coisas, e o quão funcional o seu sistema é para manter e rever o seu inventário de compromissos. Depois, pode aceitar e gerir o processamento dos novos inputs como uma componente importante, pode rever todo o jogo com a frequência necessária para saber (intuitivamente) como avaliar o trabalho inesperado, e ter um sistema suficientemente funcional para capturar e gerir todos os fluxos deste complexo ambiente para, pelo menos, sentir-se OK com aquilo que não está a fazer.

Saber quanto fazer de cada tipo de trabalho, e quando, é a eterna dança do dia-a-dia. Não pode mesmo fazer mais do que um de cada vez, mas pode tornar-se cada vez mais rápido a processar algum trabalho enquanto segura no telefone ou espera que reuniões comecem. Podem haver interrupções que não sejam funcionais ou valiosas, mas saber geri-las é um aspecto táctico daquilo que é o seu trabalho. É o desafio eterno – e não um problema – saber investir recursos limitados (a definição de “gestão”).

Quanto é que espera que o seu dia ou semana vá ter de surpresas e trabalho ad hoc? Quanto do seu dia é que precisa para limpar as suas caixas de entrada para que possa confiar que não está a deixar para trás nenhuma bomba prestes a explodir ou prioridades que passaram despercebidas? Quando é que está a dedicar tempo a esta actividade crítica de actualizar o seu inventário e melhorar o seu próprio processo de capturar, clarificar, organizar e rever o seu trabalho?

Transforme os seus hábitos e optimize o seu sistema para lidar com isso.

E não se esqueça que: quanto menos fizer do (3), menos terá do (1) e portanto, tudo o que aparecer será sempre (2).

traduzido e adaptado do original de David Allen “The Threefold Nature of Work”

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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