Boas-práticas na Delegação de Tarefas

Quando, na fase de “processar”, temos em mão uma próxima acção, a primeira pergunta a fazer é “é uma acção que tenho que ser eu a fazer?”. Caso a resposta seja não, essa acção será delegada noutra pessoa e criamos um registo na lista de Pendentes.

Outros itens que podem entrar na lista de Pendentes são, por exemplo: livros emprestados, telefonemas ou correspondência que se espera receber, recibos de pagamentos, etc. É muito importante salientar que, os pendentes são sempre para outros. Em GTD não existe o conceito de “pendente de mim”. Algo que está “pendente de mim” é sempre uma próxima acção em qualquer uma das listas de acções.

Voltando então ao assunto inicial, aqui ficam algumas dicas para a delegação de tarefas:

  • Não passar apenas a próxima acção, mas certificar que a outra pessoa está consciente do resultado/objectivo/projecto a atingir. Mesmo em tarefas simples, estar consciente da meta final ajuda a pessoa a ter uma melhor visão sobre o que está a fazer e o porquê – ambos importantes para a motivação e para saber resolver obstáculos que possam surgir com mais autonomia
  • Passar toda a informação relevante juntamente com a tarefa – para prevenir ping-pong de emails a pedir informações e esclarecer dúvidas
  • Na lista de pendentes, registar a data em que a acção foi delegada e uma data limite para receber resposta (no qual a pessoa em questão será novamente contactada)
  • No caso de trabalhos/projectos em equipa, e dependendo das ferramentas usadas para gerir o seu sistema GTD, pode ser útil manter um registo de tarefas completadas anteriormente (com informação de quem fez, quando, como e outras informações úteis).

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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