Guia de Início Rápido em GTD®

Nota: Este guia foi elaborado para auxiliar pessoas que já aprenderam as bases de GTD, mas que por diferentes razões têm encontrado resistência em começar. Não estão aqui explicados os processos da metodologia ou os “porquês”.

As frases escritas a negrito e a vermelho indicam próximas acções concretas que têm que ser feitas para iniciar a sua implementação de GTD 🙂

Introdução

Implementar e Executar as 5 Fases

Recolher

1. Identificar canais e caixas de entrada já existentes

Ex.: caixa do correio, caixa de entrada do(s) email(s), tabuleiros de entrada no trabalho, etc.
É importante *saber* quais são as suas caixas de entrada, para depois *todas* serem processadas na fase seguinte. 

2. Criar caixas de entrada necessárias

Pelo menos 1 caixa de entrada física em casa (e provavelmente uma caixa de entrada física no espaço de trabalho)
“Devemos ter tantas caixas de entrada quanto necessário, mas o mínimo possível” – David Allen

3. Ter material/ferramentas para recolhas móveis

Quando não estamos junto a uma caixa de entrada, é essencial ter alguma ferramenta que permita fazer a recolha das “coisas”.
Possíveis soluções: telemóvel ou smartphone, pequeno bloco de notas e caneta, gravador de voz, etc…
O importante é que escolha UMA ferramenta, e que ela esteja sempre consigo. Assim que possível, tudo aquilo que foi recolhido deve ser transferido para uma das caixas de entrada e apagado da ferramenta móvel.
Mesmo tendo um sistema GTD digital, pode ter uma ferramenta móvel em papel e vice-versa.

Processar

Todas as caixas de entrada devem ser processadas (idealmente até ficaram vazias) pelo menos uma vez em cada dois dias. Idealmente seria uma vez por dia, mas a frequência depende da natureza e do volume das “coisas” que entram.

Quando processar tire uma coisa de cada vez e responda: “o que é?”, “qual é o objectivo/resultado?”, “existe uma próxima acção?”.

Uma regra importante é que assim que retira algo da caixa de entrada deve acabar o processo e nunca voltar a colocá-la lá dentro.

Organizar

Criar/comprar/definir os principais “recipientes” (isto é, material, ferramentas ou locais onde a informação vai ficar armazenada temporária ou definitivamente), para:

  • listas principais (acções e contextos, pendentes)
  • agenda/calendário
  • material de referência / arquivo
  • incubadora (um dia / talvez)
  • material de apoio (para acções e/ou projectos)

Rever

Certifique-se com frequência que o sistema GTD está sincronizado com a sua vida, responsabilidade e preocupações. Só assim terá o efeito libertador e eficaz que é prometido. Para o fazer, deve rever os diferentes componentes com alguma frequência, certificando-se que estão actuais e bem elaborados.

Sugestão de frequência de revisão:

  • Agenda/calendário: todos os dias (pelo menos 1 vez)
  • Lista de acções: sempre que precisa de saber o que há para fazer a seguir
  • Lista de pendentes: 1 ou 2 vezes por semana
  • Lista de projectos: 1 ou 2 vezes por semana
  • Material de apoio a projectos: 1 ou 2 vezes por semana
  • Arquivo / material de referência: 1 ou 2 vezes por ano

A parte mais importante desta fase, e que assegura todo o funcionamento da metodologia GTD é a Revisão Semanal. É tão crucial que levou David Allen a afirmar que “quem não faz a revisão semanal, não faz GTD”.

Essencialmente, vai querer tirar um curto período de tempo todas as semanas, para uma limpeza e revisão mais profunda de todo o sistema e assegurar-se que nada ficou para trás e que já está a contemplar e preparar-se para o futuro. Mais vale uma revisão de 15minutos feita semanalmente, do que uma de 2horas uma vez por mês.

Defina um dia e hora fixo (tanto quanto possível) para a revisão semanal e reserve esse tempo no seu calendário.

Fazer

Quando tiver que decidir o que fazer e não estiver em situações que exijam lidar com trabalho surpresa, irá escolher as próximas acções a partir das listas. Os 4 critérios para decisão são (por ordem de importância):

  1. Contexto
  2. Tempo disponível
  3. Energia disponível
  4. Prioridade

É importante, então, que a sua lista de próximas acções esteja dividida em contextos úteis. Poderá certamente decidir alguns já inicialmente, enquanto que outros irão surgir naturalmente à medida que for processando e organizando.

Conclusão

Após ter feito a preparação do seu sistema – definir ferramentas, listas, etc… – comece por uma revisão semanal, dado especial atenção a uma Recolha mais intensa:

  • esvazie tudo o que tem na mente – independentemente de serem acções, ideias, objectivos…
  • recolha todos os papeis e objectos soltos, que não pertencem onde estão, e coloque-os na caixa de entrada

Após processar, o seu sistema GTD vai começar a ganhar forma e depois é só continuar. Lembre-se: é preciso mais energia para alterar um estado do que para mantê-lo, por isso comece! Nem que seja com um pequeno passo, o importante é começar.

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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