Criar um Arquivo GTD em versão digital

Após a recolha e clarificação de todas as “coisas” que nos ocupam a vida e atenção, a metodologia Getting Things Done® aconselha a guardarmos (mesmo que seja temporariamente) o resultado desse processo em locais físicos e bem definidos.

As Próximas Acções ficam, logicamente, em listas de próximas acções divididas por contextos. Eventos ou acções com datas específicas vão para uma agenda ou sistema de lembretes e acções que não depende de nós para uma lista de pendentes.

Mas para onde vão todas as coisas que não têm uma acção como resultado? Isto é, todas aquelas sobre as quais não temos que realmente fazer nada. Quando não há uma acção a ser realizada, sobram 3 hipóteses:

  1. Na verdade, não interessa para nada. Vai para o Lixo.
  2. Tem interesse, mas não para já (devido a limitações de tempo, recursos, vontade, etc). Algo que queremos não perder de vista. Vai para a Incubadora (UmDia/Talvez).
  3. Tem interesse apenas de consulta, isto é, serve como material de referência que pode vir a ser útil ou não. Vai para o Arquivo.

Este artigo foca-se apenas no ponto 3, do ponto de vista de uma implementação digital desta componente do sistema GTD.

O sistema de arquivo (ou chamemos-lhe, arrumação) mais eficaz e rápido é um sistema alfabético. Em sistemas de papel esta implementação pode fazer-se tão simplesmente como usar uma gaveta com separadores A-Z, pastas suspensas ou, em ambientes mais profissionais, móveis arquivadores.

O processo para saber onde arrumar algo é pensar em termos de futuro: “Quando eu quiser encontrar isto, qual é a primeira palavra de que me vou lembrar?”. Tirar a primeira letra dessa palavra, e está encontrado o local. É um método extremamente simples, mas super eficaz. No máximo, com 2 ou 3 tentativas, chegamos sempre ao sítio certo.

 No caso de haver material muito específico sobre um mesmo assunto, pode-se criar uma sub-pasta dentro da pasta existente, de modo a facilitar a organização de objectos relacionados. Por exemplo, em ‘C’ pode haver uma sub-pasta para ‘Contratos’, caso tal se justifique.

No Mundo Digital

Aparentemente, devido à elevada diversidade de ferramentas com que hoje temos a possibilidade de trabalhar, a migração de um arquivo em papel para um arquivo digital nem sempre é fácil e gera alguma confusão.

Antes de mais tenho que realçar uma coisa: tal como a caixa de entrada, não acredito que seja possível viver sem um arquivo físico. É certo que temos cada vez mais coisas em formato digital, mas continuamos a manter a nossa existência física e, portanto, ter um arquivo físico juntamente com um digital, é geralmente uma boa ideia.

Acho também que no mundo digital torna-se mais difícil manter apenas UM arquivo, devido à natureza tão diferente das coisas que temos que guardar. É por isso bastante comum terem-se vários arquivos, assim como também é normal ter mais do que um local para manter listas de acções ou mais do que uma caixa de entrada.

Começar pelo mais simples

A forma mais simples de organizar algo digitalmente, é replicar o sistema físico na sua totalidade, usando o sistema de ficheiros do computador. Isto significa criar pastas (directorias) e sub-pastas, que imitem o conceito do sistema A-Z tal e qual como o seu sistema de papel.

Uma boa forma de o começar é considerar a sua pasta principal de documentos (“Os Meus Documentos” em sistemas Windows) como a raíz do seu arquivo, e criar dentro dela uma pasta para cada letra (ou ir criando conforme a necessidade vai surgindo). Tal como mencionei antes, no caso de haver muitos ficheiros sobre o mesmo assunto, cria-se uma sub-pasta com um nome identificativo. Pode-se, claro, criar sub-pastas dentro de sub-pastas, mas é preciso ter algum cuidado com esta prática pois normalmente indica que o arquivo não está a ser bem feito. Tente não ter mais do que 3 níveis de profundidade.

Expandido o arquivo

Este sistema começa a ser menos prático e rápido assim que considerarmos a informação que queremos guardar que chega através do email, páginas web,  e smartphones, por exemplo. Surge então a necessidade de expandir o arquivo para outras implementações que permitam manter a rapidez e acessibilidade. No entanto, sugiro sempre a manterem também esta implementação com pastas, pois é a mais fácil para os tradicionais “ficheiros” que temos e com os quais trabalhamos diariamente.

Considerando o email, por exemplo, não se torna prático tirar uma mensagem, colocá-la num ficheiro e guardá-la numa pasta. Não só podemos estar a perder informação útil (e a capacidade de rapidamente responder ao email), como também se torna difícil retirá-lo e guardá-lo.

Por esta razão, aconselho a que crie um “mini-arquivo” dentro do seu próprio email. Neste “mini-arquivo” mantemos a mesma organização A-Z, com sub-pastas se necessário, mas será usado apenas para mensagens de email.

Em programas como o Outlook ou o Thunderbird, é muito fácil criar pastas e sub-pastas. Em webmail como o GMail o mesmo pode ser alcançado criando uma hierarquia de etiquetas (podendo ter uma etiqueta mãe chamada ‘Arquivo’ de modo a que tudo o que esteja lá dentro não se misture com as outras etiquetas do GMail).

Para arquivar rapidamente “recortes” de páginas web interessantes, capturas de imagens, ou outras notas, o Evernote é uma alternativa que está bastante bem cotada dentro da comunidade GTD. Embora não permita muita hierarquia (apenas 2 níveis), é bastante versátil no tipo de conteúdos que permite guardar, organizar e procurar. Tem ainda a vantagem de sincronizar os conteúdos entre vários computadores, dispositivos móveis ou através de um acesso pelo site oficial.

Sincronização

Embora esta seja uma palavra-chave nos dias de correm, não deve ser um critério com grande peso na escolha de um arquivo digital. O arquivo, de acordo com GTD, serve para guardar material que pode vir a ser necessário para uma futura consulta, ou não. Não é suposto ter material de apoio a acções ou a projectos, que podem ter que ser usados no dia-a-dia. Tendo isto em conta, a sincronização é pouco relevante e não deve ser um critério eliminatório na escolha da melhor implementação do seu arquivo digital.

Os materiais digitais de apoio a acções e a projectos, podem também estar numa hierarquia de pastas semelhante à do arquivo, e essa sim – dependendo dos casos – pode ser útil tê-la sincronizada.

O Evernote é óptimo para esses casos, pois permite a sincronização de todo o conteúdo.

No caso do email, usar webmail resolve a questão. Caso contrário, ter uma conta configurada com acesso IMAP, permite também ter pastas sincronizadas através de um servidor central.

Para as pastas tradicionais no computador, uma solução gratuita como o Dropbox permite também a sincronização de todos os conteúdos entre vários computadores ou dispositivos.

Pesquisar em vez de organizar?

À medida que conceitos como o tagging (etiquetas) e o poder das pesquisas aumenta, há cada vez mais uma tendência de desprezar a organização digital e confiar apenas que “se procurar, encontro”. É cada vez mais comum encontrar pessoas que estão na dúvida se deverão criar o seu sistema digital ou se basta terem o conteúdo armazenado algures e um bom sistema de pesquisa no computador ou online.

Do ponto de vista de GTD, a pesquisa – por muito boa que seja – nunca substitui um arquivo. Não ter um arquivo para onde se possa arrumar certos conteúdos, vai sempre criar uma sensação de desorganização e falta de controlo sobre eles, mesmo confiando na pesquisa. Isto é simplesmente porque a nossa mente não consegue visualizar de que forma esses conteúdos existem e como se organizam entre eles.

Podemos argumentar que se a pesquisa for mesmo boa e infalível, este pequeno obstáculo é algo a que superamos com o tempo. É verdade, mas há mais: uma componente importantíssima do fluxo de trabalho de GTD é a fase de rever e manter o próprio sistema actualizado. É aconselhado, por exemplo, que um arquivo GTD seja revisto na sua totalidade 1 ou 2 vezes por ano. Isso implica percorrer todas as pastas, olhar para cada coisa que lá esteja e decidir sobre a sua utilidade. No caso de esta organização simples não existir, este processo de revisão torna-se bastante difícil de ser feito.

Embora exija algum esforço inicial(mínimo), a recompensa psicológica de um sistema de arquivo digital fá-lo valer bem a pena.

 

Software

Evernote – www.evernote.com

Dropbox – www.dropbox.com

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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