Para Além Da Comum “Gestão Do Tempo”

«Numa era em que o volume e a complexidade da informação não param de aumentar, precisamos cada vez mais de métodos e ferramentas que sejam eficazes em lidar com todos os compromissos, que consciente e inconscientemente criamos na interacção com essa informação.

Os tão falados métodos e sistemas de organização e “gestão de tempo” são cada vez mais incapazes de provar a sua eficiência, face a tamanha complexidade, volume e velocidade a que vivemos e trabalhamos. A razão pela qual muitas destas soluções têm falhado, é a falta de capacidade de reconhecerem as diferentes dimensões nas quais o nosso trabalho (responsabilidades, tarefas, compromissos, planos, etc) tem que ser clarificado, definido e feito. No entanto, todas elas ignoram essa complexidade ao focarem-se unidireccionalmente numa única coisa: a organização.

Qualquer pessoa que tenha à sua responsabilidade várias tarefas e se queira sentir mais em paz com elas, vai certamente tomar a iniciativa de se “organizar”, e muito provavelmente vai fazê-lo criando a tradicional lista de tarefas (to-do list). O problema com estas listas de tarefas, é que 90% dos seus conteúdos, são amontoados confusos de coisas que não estão claras nem bem definidas. Ter “carro” na lista, é uma coisa. Saber que queremos finalizar a inspecção do carro e que a única peça que podemos mover actualmente para atingir esse objectivo é “telefonar para a garagem e fazer a marcação”, é outra completamente diferente. Queremos dar atenção àquilo que verdadeiramente chama a nossa atenção, e não deixar que a nossa energia psíquica, seja subtilmente gasta com algo que ainda não sabemos claramente o que é.

Na metodologia Getting Things Done® (GTD), decompor assuntos não claros, e clarificar ao pormenor o compromisso que estamos conscientemente a criar com cada um deles, assim como identificar próximos passos que sejam exequíveis, é um dos processos fundamentais para transformar positivamente qualquer sistema de produtividade e organização.

Ser bastante organizado com coisas que continuam abstractas, tem pouco impacto na nossa eficiência. 80% das vezes em que temos tempo e espaço para trabalhar a partir das nossas listas – o chamado, trabalho planeado – não temos tempo para pensar sobre ele, esse pensamento já tinha que ter sido feito antes! O ideal será então, saber identificar informação de valor quando ela chega até nós, clarificá-la em termos de objectivos, compromissos e próximos passos, organizá-la num sistema com ferramentas funcionais, integradas e que permitem um acesso rápido e infalível a informação relevante, e saber fazer escolhas intuitivas sobre as melhores acções a desempenhar, atendendo à realidade de cada momento da nossa vida.

Se acha que para isto é preciso algo de muito complexo, pense de novo. O sistema GTD foi desenhado para ser o mais simples possível, mas não mais simples do que isso. Sendo completamente agnóstico de qualquer ferramenta ou estilo de vida, a sua flexibilidade permite que a metodologia seja aplicada a qualquer pessoa e área profissional, em qualquer ambiente de software ou em soluções de papel e caneta.

Porque dizemos então que vamos além da comum gestão do tempo? Primeiro, porque o tempo não se gere. Segundo, porque é irrelevante – na maioria dos casos – tentar agendar o nosso tempo. A volatilidade das surpresas da vida exige de nós flexibilidade, isto é, capacidade de manobrar as responsabilidades, compromissos, objectivos pessoais e profissionais, assim como tarefas urgentes ou pouco urgentes mas motivadoras. O importante é saber, a cada instante, em cada local, em cada situação e com cada nova realidade que se faz e refaz a cada momento, “qual será a melhor forma de agir? Qual será a próxima acção mais adequada?”.

O que queremos é deixar o tempo de lado e pensar para além das limitações dessa dimensão. O que torna a metodologia GTD única, é mesmo essa visão realista da nossa natureza psíquica, que aceita que tanto precisamos de nos disciplinar e organizar, como de quebrar barreiras e permitir pensar fora do normal dando-nos liberdade para sonhar e criar. É no encontrar do equilíbrio entre estes dois extremos, e no saber posicionar-nos no mais adequado a cada momento, que está a nossa melhor capacidade de trabalhar, planear e atingir mais e melhor, com menos.»

Nuno Donato
in revista Human, Maio 2011

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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