A Lista “Falar Com”

Nos dias em que vivemos, as interrupções, enchentes de emails encaminhados e conversas em ping-pong insistem em perturbar-nos o foco e afectar negativamente a nossa eficiência.

Uma das listas propostas pela metodologia GTD, que visa optimizar o nosso trabalho juntamente a uma outra pessoa ou grupo, é a lista “Falar Com”(em inglês, “Agendas”). É também, infelizmente, uma lista que ainda pouquíssimas pessoas parecem entender e saber usar.

Imagine o seguinte cenário, o seu chefe(ou colega) com o qual está a trabalhar e troca regularmente tarefas, opiniões, pedidos, etc, aparece-lhe subitamente e diz:

“Vou-me ausentar por duas semanas. Há algo que precise de saber ou que tenhas que tratar comigo antes de sair?”

A lista “Falar Com” é aquela solução que lhe permite ter, de uma forma centralizada, todos os assuntos (tarefas ou pendentes), relativos a uma pessoa ou grupo específico de forma a lhes dar seguimento assim que surja uma oportunidade.

Durante o dia, se me lembrar de algo que tenho que tratar com uma determinada pessoa, em vez de telefonar ou enviar email/sms para cada assunto, vou adicionando os itens a essa lista específica. Assim que se justificar, posso juntar todos os itens e fazê-lo de uma só vez. Melhor ainda, se calhar de estar na presença física dessa pessoa, posso tratar de todos os assuntos mais rapidamente.

A mesma estratégia pode ser utilizada para, por exemplo, reunir tópicos para discutir numa próxima reunião de trabalho ou encontro com um grupo.

A um nível elementar, a lista “Falar Com” funciona tal e qual como um contexto de GTD. Um contexto é um filtro, que nos ajuda a limitar todas as próximas acções possíveis a serem realizadas dado a nossa localização actual. Desta forma, conseguimos estabelecer prioridades intuitivamente: “se estou na rua, e tenho tarefas que posso fazer na rua, vou dar-lhes prioridade agora”. A lista “Falar Com” acaba por ser um contexto, mas em vez de ser relativamente a uma localização geográfica(casa, rua, escritório, etc) ou ferramenta (computador, telefone, etc), é relativa a pessoas.

Quando se deve usar a lista “Falar Com”?

Suponhamos que ao processar a minha caixa de entrada, fiquei com uma próxima acção “avisar Mariana sobre novos horários de trabalho”.

Há, então, duas hipóteses para fazer a organização:

  1. Criar uma lista “Falar Com Mariana” e acrescentar este item
  2. Colocar o item na lista correspondente à forma como a iria realizar. Por exemplo “enviar email – avisar Mariana…” na lista @Computador ou “telefonar Mariana – avisar….” na lista @Telefone

O uso da listas “Falar Com”, a opção 1 neste exemplo, apenas compensa caso a pessoa em questão seja alguém com quem tenhamos uma interacção e troca de informação regular. Isto é, se a Mariana já for alguém com quem eu me encontre, ou com quem regularmente troque emails/sms, então vai compensar ter esta lista pois vou estar a optimizar a troca de informação com ela.

No caso de raramente falar com a Mariana, será mais aconselhável colocar a acção numa lista normal, visto que o “contexto Mariana” não vai surgir tão naturalmente (ou brevemente).

Tal como o uso dos contextos é uma das chaves de GTD para a optimização da realização das nossas tarefas, acredito também que a lista “Falar Com” permite a qualquer pessoa simplificar bastante a sua comunicação e trabalho com outras pessoas ou grupos com quem interage regularmente.

Experimente! Vai ficar surpreendido com o impacto tão positivo de algo tão simples.

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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