Em 53 segundos: “O que nos estraga a produtividade?”

David Allen

«Já dei inúmeras entrevistas rápidas em rádios e televisões, daquele tipo de entrevistas em que temos 53 segundos para transmitir a chave para a saúde, riqueza e felicidade. Forçaram-me a reduzir a minha mensagem para o essencial. Uma pergunta típica é “David, qual é aquela coisa que todos fazemos e que nos impede de sermos produtivos?”. Eis a minha resposta:

“Não existe uma coisa mas sim cinco coisas que estão ligadas entre si: as pessoas mantêm coisas na cabeça. Não decidem o que precisam de fazer sobre as coisas das quais sabem que precisam de fazer algo. Não organizam de forma funcional lembretes nem material de apoio para essas acções. Não mantêm nem revêm um inventário completo e objectivo dos seus compromissos. Por último, perdem imenso tempo e energia ao permitir que estejam sempre “ocupados” com tudo o que é novo e os “chama mais alto”, com a esperança de ser a coisa certa a fazer, mas nunca com a certeza e o alívio de que realmente é.”

Esta foi uma descrição das piores práticas relacionadas com as 5 fases para gerir o fluxo de trabalho: recolher, processar, organizar, rever e fazer. Não posso dar a um entrevistador qualquer uma destas fases como *a responsável* pela perda de produtividade. Podemos fazer 4 delas muito bem, mas basta uma escapar e vai tudo por água abaixo. Todo o processo é como uma correia: é tão forte quanto o seu elo mais fraco.

A maioria das pessoas mantém coisas apenas na cabeça, o que sabota o processo logo de início. Muitas pessoas escrevem as coisas, mas depois não decidem as próximas acções para cada uma delas. E mesmo quando pensam e decidem, não organizam essa informação nos locais apropriados para que seja vista na altura e contexto certo – isto é, quando a acção foi execuível. E mesmo a maioria das pessoas que fazem tudo isto, deixam o seu sistema ficar desactualizado e inconsistente com rapidez. Como consequência, sem o cuidado de tratar das nossas ferramentas, a vida e o trabalho enchem-se de respostas reactivas em vez de acções conscientemente escolhidas e direccionadas.»

in “Ready for Anything”, David Allen

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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