5 dias com o MPN – Dia 5: Organizar e Agir

Assim que identificamos e exteriorizamos uma boa colecção de ideias, é quase espontâneo começar a surgir uma organização natural das mesmas, o que são e como se relacionam. É a isto que normalmente se chama o “plano do projecto”.

Nesta 4ª fase, de organização, o objectivo é identificarmos componentes e subcomponentes do projecto, as diversas fases, sequências dos passos e/ou prioridades, material de apoio relevante e outros detalhes. Também é normal que ao elaborar o plano do projecto e ao olhar para essa organização, surjam novas ideias. Tal como foi dito previamente, o “como?” irá sempre surgindo de uma forma natural, desde que o “o quê?” seja claro e estejamos a dar passos em frente.

A fase final do planeamento resume-se a identificar as próximas acções concretas que se podem fazer nas diversas componentes desse projecto, assim como recursos em falta, assuntos pendentes e datas importantes, colocando tudo nas listas apropriadas.

É importante lembrar que todos os projectos devem ter pelo menos uma próxima acção ou pendente. Caso contrário o projecto está estagnado e nunca irá avançar.

Para hoje

Pegando no brainstorming feito ontem, faça um plano organizado para cada um dos seus projectos. De que forma essas ideias se agrupam e se relacionam? Que tipo de informações tem e onde as pode guardar?

As ideias e planos podem ir desde algo simples numa folha de papel, a complexos gráficos GANTT, folhas de orçamentos, organogramas, ou até usando software de gestão de projectos.

Tudo aquilo que for útil para o projecto, deverá estar no Material de Apoio desse mesmo projecto, seja com uma pasta física, no computador, com um documento ou mindmap, etc.

Depois de ter todas as ideias no sítio, identifique todas as próximas acções que conseguir, para cada um dos projectos. Uma pergunta útil é “se eu fosse agora trabalhar neste projecto, qual seria o próximo passo físico que me iria ver fazer?”. Coloque as próximas acções nas listas de contexto adequadas. Se tiver acções sequenciais (que estejam dependentes de outras acções), coloque as primeiras na lista de próximas acções e as seguintes no material de apoio, para não ter que voltar a pensar nelas mais tarde.

Se o projecto ainda está na sua mente, é porque há mais planeamento a fazer” – David Allen. 

Se for o seu caso, faça o brainstorming e a organização de novas ideias sempre que achar útil. É raro, especialmente em projectos complexos, ter todas as ideias de uma só vez. Na maioria dos casos, o planeamento é algo que se faz em várias etapas, ao longo de toda a vida do projecto.

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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