Compreender e Gerir “Pendentes”

Create-a-Pending-Folder-mdn-squareA metodologia GTD® utiliza algumas palavras com significado um pouco diferente daquele que normalmente estamos habituados a atribuir. Por exemplo: “projectos”, “acções” e “pendentes”.

Ter uma lista de tarefas funcional é crucial para a nossa produtividade. Saber que tudo o que encontramos numa determinada lista já está devidamente processado, pode ser feito(ou não) e tem a informação toda que necessitamos, é importantíssimo para manter um fluxo de produtividade e evitar perdas de tempo.

Uma das falhas comuns que vou notando ao longo das diversas formações GTD®, é a compreensão do que significa um “pendente”. Mais uma vez, o GTD® obriga-nos a reconfigurar o cérebro e atribuir um significado mais claro e organizado para o que é algo de natureza “pendente”.

Como se chega a um “Pendente”?

Quando processamos as “coisas” da caixa de entrada, podemos chegar à conclusão que o próximo passo possível está fora do nosso controlo. Isto é, estamos dependentes de terceiros para poder riscar esse item da lista.

Exemplos:

  • aguardo feedback de um colega antes de proceder ao envio final de um documento
  • fiz uma encomenda online e estou à espera que chegue por correio
  • aguardo um telefonema para confirmação de uma reunião na próxima semana
  • deleguei uma tarefa a um colega que deverá completá-la até ao final do mês

O que não é um “Pendente”?

Todos os pendentes, em GTD®, dependem sempre de terceiros. É essa dependência de outros que distingue um “pendente” de uma próxima acção. Independentemente de ser algo que delegamos ou que já vem de fora.

A confusão mais comum que vejo acontecer costuma ser com os chamados “pendentes de mim”. Se tenho algo para fazer e ainda não o fiz, não tenho um “pendente de mim” tenho sim um “próxima acção”. Não existem “pendentes de mim”.

O facto de alguém querer atribuir a uma próxima acção o título de “pendente” pode, no entanto, revelar também algumas falhas na fase de processar. Se chego à conclusão que estou impossibilitado de, por agora, executar a acção, posso ter a tendência de lhe chamar pendente – porque aguardo essa possibilidade. No entanto, há que ter atenção ao porquê de não a podermos fazer.

Apenas – e só apenas – se essa dependência for de terceiros, é que lhe atribuímos a categoria de “pendente”. Qualquer outra razão que me impossibilite de executar a acção tem que ser analisada:

  • falta-me informação para continuar a tarefa? como obtenho essa informação em falta? (próxima acção)
  • ainda não é a altura certa para a fazer? há uma data certa? (calendário, lembretes)
  • só a posso fazer num determinado local? (próxima acções em contexto específico)

Dar seguimento aos “Pendentes”

Com a revisão semanal e outras revisões da lista “Pendentes”, queremos apenas assegurar que nada estará a ultrapassar limites razoáveis para a sua conclusão. Aqui vemos, mais uma vez, que a Revisão Semanal é uma prática fundamental, sem a qual o sistema não poderá funcionar de todo.

Quando um “Pendente” ainda o continua a ser e a sua data limite se aproxima (ou aquela que nós achamos que é aceitável), temos que ser nós a fazer algo para assegurar a sua conclusão. Isto não significa fazê-lo, mas sim assegurar que irá ser feito/tratado em tempo útil.

Exemplos:

  • faltam 4 dias para a data limite de envio do documento e ainda não recebi feedback do colega? criar uma próxima acção para falar com ele directamente(por telefone)
  • o livro que encomendei pela internet ainda não chegou e já passaram 2 semanas? criar uma próxima acção: contactar o vendedor e pedir esclarecimentos
  • ainda não obtive resultados da tarefa que deleguei e estamos a uma semana da data limite? email/telefonar à pessoa que recebeu a tarefa e garantir que tudo está a ser feito a tempo de terminar antes da data

Leia também o artigo relacionado: Boas Práticas na Delegação de Tarefas

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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