Escolher uma ferramenta digital para GTD

ss_phone_tabletSeja pela facilidade, disponibilidade ou integração com vários serviços, a grande maioria das pessoas está hoje a usar ferramentas digitais para gerir listas de tarefas, lembretes e notas.

Embora apresentem benefícios que nunca poderemos obter com sistemas de papel, nunca afirmo que o digital é melhor ou pior. Trata-se sempre de uma questão pessoal, de hábitos e gostos. Acima de tudo, o mais importante é perceber a essência da metodologia GTD. Depois disso, qualquer ferramenta serve.

Para quem quer adoptar um sistema GTD digital, ou procura algumas ferramentas mais modernas e práticas, é importante ter em conta alguns aspectos. Claro que, se podemos fazer GTD num caderno pautado, qualquer ferramenta digital também serviria. Mas sou da opinião que se vamos mudar para algo mais complexo, então também temos que ser mais exigentes com essa ferramenta. Ou, por outras palavras, não acho que seja boa ideia mudar para uma ferramente digital que apenas se limita a replicar o papel. Queremos ter automatização, rapidez e simplicidade.

Estes são os principais critérios que devemos ter em conta na procura de ferramentas digitais para utilizar com GTD:

Caixa de Entrada
Uma secção que permita a recolha de pensamentos, ideias ou notas, ainda por processar.

Entradas rápidas
Uma forma de poder adicionar algo à caixa de entrada com rapidez e simplicidade (sem necessitar de muitos passos ou introdução de muitas informações)

Listas
GTD resume-se a listas, por isso a parte mais importante será ter a capacidade de manter listas (idealmente listas de tarefas, onde se possa marcar algo como “feito”)

Suporte para datas
Para cada item nas listas, deverá ser possível indicar data limite (e, opcionalmente, data de início)

Projectos
Essencialmente, objectivos a curto prazo. Na prática, são grupos de tarefas e idealmente deverá ser possível atribuir tarefas (das listas), a um projectos.

Contextos
Possibilidade de atribuir um contexto a tarefas. Na prática, pode-se traduzir em suporte para tags (etiquetas).

Pendentes/Delegação
Possibilidade de marcar uma tarefa como pendente (não exequível) e/ou atribuída a determinada pessoa.

Vistas filtradas
Facilidade em activar vistas que permitam obter informação rápida e útil sem ter que percorrer várias listas. Exemplos: mostrar todas as tarefas do projecto X, mostrar todas a tarefas pendentes, ver tarefas no contexto Y ou delegadas à pessoa Z, etc…

Não tão importantes, mais bastante úteis:

Pesquisa
Procurar nas listas por texto

Lembretes
Via email, sms, ou integração com outros serviços

Integração com outros serviços
Especialmente o calendário, por causa das datas. Outros úteis seriam por exemplo o Evernote (para arquivo, material de referência), Dropbox ou email.

Sincronização entre diferentes plataformas e versão offline
Evitar sempre situações em que o sistema GTD seja inacessível. A ferramenta ser sincronizável com as principais plataformas que usamos (Win, Mac, Linux, iOS, Android?) e se necessário estar disponível offline.

Algumas das mais famosas ferramentas digitais usadas com GTD:

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About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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