A ciência por detrás de GTD® (Parte 1)

deceptive-mindApós a publicação de “Getting Things Done – The Art of Stress-free Productivity” em 2001, GTD viria a tornar-se no mais falado e reconhecido método de organização e produtividade do mundo, com milhares de seguidores. O enorme sucesso do método apoia-se na validação empírica de quem o usa e experiencia em 1ª mão os benefícios na vida do dia-a-dia.

E não é um capricho. Em 2008, Francis Heylighen e Clément Vidal, investigadores na Free University of Brussels, publicaram uma dissertação onde, pela primeira vez, foram analisadas as bases científicas onde se apoiam as recomendações feitas no método GTD. Este artigo é um resumo simplificado das conclusões que retiraram, sobre as inovações introduzidas por GTD em relação a outros métodos de gestão de tempo, e respectivas interpretações científicas.

(A dissertação completa pode ser consultada aqui)

1. Usar memória externa

Um dos princípios básicos de GTD é a recolha de todas as coisas que exigem a nossa atenção, para um local central fora da nossa cabeça (por exemplo: um bloco de notas, computador, etc).

A nossa memória, seja a de curto ou a de longo prazo, tem sérias limitações e, por isso, não é aconselhável depender apenas dela para reaver informações importantes quando são necessárias. Usar o nosso cérebro para armazenar informação, satura-o, pois isso exige um elevado nível de actividade neuronal para manter essa informação livre de interferências. Quando se usa uma memória externa, garantimos que reavemos sempre a informação tal como foi guardada e reduzimos o nível de stress associado à necessidade de estar constantemente a lembrar de tudo.

2. Acções que desencadeiam ações

Outra grande mensagem de GTD é que deve definir os seus assuntos de forma clara e accionável, isto é, de uma forma a que a acção seja clara e evidente no momento em que é revista.

Quando revê a sua memória externa, o seu cérebro reactiva uma série de padrões neuronais subjacentes a cada acção. Se essa acção não está bem definida, o seu cérebro tem de realizar novamente um grande esforço para entender e processá-la. Se, como propõe GTD, esta reflexão é feita antes, definir a próxima etapa da acção será praticamente claro e não haverá nenhuma dúvida ou ambiguidade. Assim, o esforço, nível de stress e as possibilidades de procrastinação serão reduzidas.

Na verdade, as listas que GTD define implicam sempre uma acção por si mesmas (Próximas acções implica a execução, Projectos implica planeamento, Um dia/Talvez implica reconsiderar, etc.), que ajuda a definir o próximo passo.

3. Agir de acordo com a situação

GTD diz que a decisão de realizar uma acção deve depender, em primeiro lugar, das circunstâncias locais que estão a ocorrer naquele momento (o contexto).

Uma acção é executada de forma mais eficiente se nós temos disponíveis todos os recursos físicos e mentais necessárias. ambientes que facilitam a execução de determinadas tarefas, enquanto que outros podem impedi-las. Acontece o mesmo com o seu nível mental que, em determinados momentos, está melhor preparado para executar determinadas tarefas.

Alternar entre contextos implica custos de tempo e energia, por isso deve ser minimizado. É difícil para a mente para recuperar o foco depois de se distrair. É por isso que as frequentes interrupções reduzem significativamente a produtividade.

A regra de dois minutos também é baseada neste princípio, uma vez que acabamos de decidir a acção que deve ser realizada e criamos o quadro mental apropriado para fazê-lo.

4. Adaptar é mais importante do que planear

Ao contrário de outros sistemas, GTD não enfatiza prioridades, metas ou prazos.

Este tipo de coisas são contraproducentes quando utilizadas para tarefas diárias simples, porque elas exigem um esforço mental significativo. Nestes casos, alguns lembretes simples de que as coisas devem ser feitas produzem resultados melhores e mais rápidos.

Todos os dias há novas informações, desafios e oportunidades, e por isso os planos e as prioridades devem ser adaptados de acordo com as mudanças. GTD ajuda-nos a estar prontos para qualquer coisa, sem esquecer os nossos compromissos passados. Esta abordagem reativa pode reduzir o impacto do inesperado, porque somos capazes de lidar com ele assim que aparece (altura em que é mais fácil).

Planeamento não deixa de ser importante, mas de uma forma flexível. A importância do contexto lembra-nos que os planos estão subordinados à situação atual.

5. Organizar de baixo para cima

Ao contrário de outras abordagens, GTD começa a partir de baixo – questões específicas – em vez de cima – objectivos de alto nível. A lógica é que, desta forma, começa a ter o controle que é necessário para posteriormente poder considerar as implicações a longo prazo. Se essas implicações são insatisfatórias, tem o tempo para redefini-las, porque os assuntos diários estão sob controle.

É prreciso um grande esforço mental para manipular os símbolos abstratos exigidos pelo planeamento a longo prazo. Se não pensar sobre a sua realidade actual, esta definição de objectivos certamente seria vaga e irrealista. Por outro lado, tendo problemas não resolvidos no momento presente provoca ansiedade e falta de controle, o que torna difícil focar-se nos objetivos mais elevados.

6. Usar feedback para se manter na linha

Sem planeamento, parece difícil decidir o que se segue após cada acção. GTD ensina-lhe a gerir uma lista concreta de Próximas Acções, que contém os próximos passos específicos para seguir com os seus projectos para a frente. Cada vez que uma tarefa é executada, é removida e está pronto para definir o próximo passo (acção).

Esta forma de progresso ininterrupto orientado pelo feedback em direção aos seus objetivos podem produzir o que é chamado de fluxo em psicologia, um estado mental altamente produtivo em que o trabalho é feito sem stress, com menos esforço e com um sentimento de satisfação plena.

 

(Ttraduzido e adaptado do original The Science behind GTD)

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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