Lições aprendidas com 7 anos a ensinar GTD

lessons_learnedDiz-se que a melhor forma de aprender é ensinando. Pela experiência com GTD ao longo destes últimos 7 anos posso com certeza confirmar isso.

Através das dezenas de workshops de norte a sul, as formações especializadas para empresas e – muito especialmente – o coaching um-a-um para profissionais mais exigentes, o meu próprio entendimento de GTD cresceu exponencialmente.

Não há livros, webinars ou palestras que possam nunca substituir a experiência e vivência ganha ao ajudar pessoas com casos reais, situações únicas, trabalhos diferentes e exigências distintas. Foi essa variedade que, ao longo dos anos, me ensinou também a olhar cada vez mais para a essência deste método e a procurar um entendimento cada vez mais profundo sobre como viver com ele e como saber aplicá-lo em qualquer situação, qualquer necessidade, qualquer problema.

Neste artigo, compilei 5 lições aprendidas que considerei interessantes e com potencial para beneficiar um público alargado.

1) Não interessa em que área trabalha

GTD não tem nada a ver com o seu emprego. Uma das coisas que mais aprecio nos workshops públicos é a grande variedade de profissionais que o frequentam, vindos de áreas completamente distintas. Ao longo dos anos tive a oportunidade de ter a participação de empresários, advogados, médicos, informáticos, artistas, motoristas, mães a tempo inteiro, etc. O que isto nos mostra é que GTD vai além do nosso “trabalho”, não interessa aquilo que fazemos. Interessa sim, como lidamos – psiquica e fisicamente – com tudo aquilo que temos para fazer. Essa dificuldade, essas estratégias e soluções, são as mesmas para todos (com variações na implementação, claro). GTD é, por isso, mais do que uma simples ferramenta de organização, é um re-aprender a pensar e processar tudo aquilo que nos ocupa a mente e a vida.

2) GTD é muito simples, mas começa por parecer difícil

Após algumas semanas/meses de prática (depende do caso), dá-se um ‘click’ na mente e somos finalmente capazes de mudar o paradigma da forma como pensamos sobre o trabalho. Nesse estágio, GTD é muito simples, resumindo-se apenas a uma forma mais natural de lidar com o que “temos no prato”, tapando as falhas do nosso cérebro, dando-nos a informação quando precisamos dela e garantindo que nada fica esquecido ou em atraso. É uma produtividade fluída e sem esforço.

Até chegar a esse ponto, e praticamente para todos aqueles que estão a começar a aprender, é normal que GTD pareça complicado. Inicialmente há um trabalho a ser feito e isso requer esforço da nossa parte. Há maus hábitos que têm que ser mudados, hábitos a ser implementados, transformações na forma de pensar e uma ou outra ferramenta a incorporar no nosso dia-a-dia.

Tal como em qualquer outra aprendizagem, nada disto se faz de um dia para o outro. Ninguém aprende uma língua ou a tocar um instrumento musical em dois dias. O cérebro necessita de tempo – e treino – para criar novas ligações neuronais que, ao fim de algum tempo, tornam essa prática natural.

É importante que todos os iniciados em GTD tenham noção disto, para perceberem que ao início é suposto haver uma sensação de dificuldade, ou até mesmo de “trabalho”. Mas também que saibam que essa fase tem fim marcado e depois disso o esforço é largamente recompensado.

3) Há muito mais na mente do que aquilo que temos noção

Relembro um dos exercícios “varrer a mente”, cujo objectivo é fazer um despejo mental de tudo aquilo que possa estar a minar a nossa consciência/atenção e ser uma potencial fonte de stress. A minha experiência ao dar este exercício aos participantes é sempre a mesma: antes de começar, todos acham que é um exercício muito longo e que não vão ter assim tanto para escrever. No final, poucos são aqueles que ao fim de 20 minutos já pousaram definitivamente a caneta.

À medida que a nossa memória mais superficial se enche de “coisas”, outras vão sendo despromovidas para uma memória de acesso infrequente, onde muitas vezes se perdem durante dias ou semanas. Deixar a mente num estado de vazio ajuda-nos a ir buscar todas essas coisas. E é raro haver alguém que não se espanta com a quantidade de coisas que tinha na cabeça!

Uma das vantagens do coaching pessoal GTD é que temos bastante tempo para nos dedicar a 100% a uma só pessoa e garantir que tudo fica na perfeição (ou quase). Numa destas sessões de coaching, acabamos por ficar bem mais do que 20minutos. Após 5-10minutos de uma escrita contínua daquilo que eram as preocupações mais presentes, e depois de 5-10minutos de uma pausa aborrecida onde mais nada surgia, subitamente abriu-se uma porta para uma nova secção da memória que deu mais uns 10 minutos de escrita sem parar.

Nem sempre podemos ter esse tempo disponível, mas na revisão semanal é sempre bom fazer uma versão mais compacta deste exercício e, pontualmente, dar-nos mais tempo para limpar verdadeiramente a mente.

4) O impacto visual não deve ser subestimado

A organização é apenas 1 aspecto de 5, daquilo que é o núcleo da prática de GTD. Digo sempre que o objectivo não é tornar ninguém em fanático de organização, mas também há que dar o devido valor ao impacto psicológico que a organização visual tem na nossa mente.

Ter a caixa de entrada de email vazia é um deles – ao invés de deixar lá os emails todos e marcar como não-lidos aqueles que são para tratar. A confusão visual, seja num email, seja numa secretária ou gaveta, consegue sempre minar (mesmo que subtilmente) a tranquilidade mental que queremos manter.

Mas talvez a situação onde melhor percebi o impacto da organização visual foi numa outra sessão de coaching individual com um cliente. Fizemos um dia e meio de trabalho, no seu escritório e, quando cheguei, fui apresentado a uma quantidade de papel que nunca antes tinha visto. Estamos a falar de um escritório onde tinha sido colocada uma secretária extra só para se poder pousar mais papel, e ainda assim havia resmas e resmas de dossiers no chão. Foi a primeira vez que tive que me levantar ligeiramente da cadeira para conseguir ver a cara de quem estava do outro lado da mesa… e do papel.

Após um breve refrescar de GTD e assegurar que todos os aspectos estavam compreendidos e implementados, começamos a desenvolver uma solução de organização ideal para aquele caso. O problema nem era a quantidade de papel, por si, mas o facto de a quantidade estar aliada a uma desorganização sobre “o que é o quê?”. Processando e organizado as coisas com base em GTD, permitiu-nos filtrar e re-organizar todas as resmas e dossiers de uma forma mais fácil de perceber. Todas as gavetas e armários foram esvaziados e etiquetados, para que ao olhar em qualquer direcção pudessemos dizer “ali está X, e ali está Y”.

No final do dia, o papel continuou lá, poucas folhas foram para o lixo e nenhuma tarefa foi realmente “feita”. Mas o impacto visual dessa organização reflectiu-se tremendamente na respectiva organização psíquica e tranquilidade mental do cliente.

É importante que qualquer recipiente(gaveta, armário, dossier, etc) esteja bem identificado sobre qual é o seu conteúdo. A má prática de ter caixas ou gavetas para “coisas variadas” é um primeiro passo para a confusão e começar a perder noção de onde está o quê.

5) O que realmente interessa, não é o trabalho

Fazendo as contas, o que realmente se ganha com GTD, mais do que uma lista de tarefas produtiva, mais do que fazer muita coisa, mais do que sabermos onde tudo está organizado e quando tem que ser feito, é qualidade de vida.

Durante uma breve sessão de follow-up de um outro coaching individual, o cliente revelou-me que estava finalmente a ter disponibilidade(de tempo e atenção) para dedicar à família. Tempo com qualidade e presença.

Quando ouvi isto, lembrei-me mais uma vez o porquê de eu próprio continuar neste caminho de prática e ensino de GTD. É sem dúvida uma das coisas mais recompensadoras.

E além de todas estas e outras lições, houve ainda muita aprendizagem no próprio ensino e transmissão teórica e prática do método Getting Things Done.

Assim, 2016 vai ver um reboot da formação “A Arte da Produtividade Sem Stress”, que irá ela própria ficar também mais produtiva, eficiente e refrescada.

O workshop terá um novo formato, exercícios e um melhor método de exposição desta metodologia, para que se consiga que cada participante saia com os conhecimentos mais bem enraízados e mais capaz de traduzir para uma aplicação diária aquilo que foi aprendido.

Novidades para breve 🙂

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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