GTD com Wunderlist

wunderlistA Wunderlist é uma aplicação de gestão de listas que, embora não seja orientada para GTD, é sem dúvida uma opção a considerar.
Testei a Wunderlist pela primeira vez quando foi lançada, já há varios anos atrás, e  não fiquei muito impressionado pois na altura era bastanta básica e limitada. Entretanto, num dos últimos workshops GTD, uma participante contou-me da sua experiência com a Wunderlist, o que me motivou a re-avaliar esta aplicação para um uso sério com GTD.

Sempre que testo uma nova aplicação ou ferramenta, tento fazê-lo da forma mais realista possível e para isso mudo todo o meu sistema GTD durante pelo menos 2 ou 3 meses para ter o tempo suficiente de fazer testes reais e experimentar essa implementação sobre diferente condições e exigências.

Características e vantagens

  • Criação de um número ilimitado de listas (opcionalmente organizadas por pastas)
  • Atribuição de datas limites e lembretes
  • Possibilidade de incluir notas em cada item, assim como ficheiros, gravações audio e ligação com Dropbox
  • Datas e lembretes disponíveis para incluir num calendário (por exemplo, google calendar)
  • Listas automáticas “Hoje” e “Esta semana”

Embora não seja algo incluído na metodologia GTD, para quem queira partilhar informações com uma equipa de trabalho, a Wunderlist permite troca de comentários por tarefa, assim como atribuição de tarefas a pessoas.

Onde está disponível

Sendo uma aplicação web, a Wunderlist está disponível em qualquer dispositivo ligado à internet. Mas melhor do que isso, existem aplicações nativas para Windows, Mac e as principais plataformas móveis.
As aplicações sincronizam com a internet, sendo possível fazer um uso confortável da aplicação tanto num computador como num smartphone.

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Preço e modalidades

A Wunderlist está disponível gratuitamente com todas as funcionalidades anunciadas, sendo que a modalidade Pro aumenta o potencial da aplicação removendo certos limites. Nesta versão paga passa a ser possível anexar ficheiros sem limite de tamanho (5Mb na versão grátis), e ter um número ilimitado de sub-tarefas (max 25 na versão grátis), além de algumas outras vantagens menos significativas.

Implementação de GTD

Sendo uma aplicação bastante flexível e sem listas rígidas, é bastante fácil fazer uma implementação de GTD, bastando para isso criar as principais listas. As ideias que deixo aqui não são de forma alguma a “maneira certa” de o fazer, apenas aquela que me serviu melhor. Cada pessoa deverá encontrar o seu próprio estilo, seja qual for a ferramenta.

Em primeiro lugar criei uma pasta “GTD” onde coloquei as listas. Poderia ter deixado todas no nível principal, mas como quis também usar outra listas para diferentes utilizações (como a lista de “compras”), criar uma pasta só para GTD ajuda a organizar a informação. Nesta pasta criei as listas:

  • Next Actions (próximas acções)
  • @Home (contexto @Casa)
  • @Errands (contexto @Recados / @Rua)
  • @Porto (contexto)
  • Pending (pendentes)
  • Projectos (projectos)
  • Scheduled (agendadas)
  • Later (equivalente a um dia/talvez)

wunderlistsidebarA Inbox (caixa de entrada) já existe na Wunderlist por omissão e não pode ser apagada. Além disso, activei a visualização das listas automáticas “Today” e “Week”, onde a Wunderlist mostra automáticamente itens que têm datas limite nesses períodos.

Processar e Organizar

Ao processar itens da Inbox, movo ou crio novos itens nas listas de destino:

  • No caso de se tratar de um projecto novo, adiciono o nome do projecto(objectivo) na lista Projectos
  • Próximas acções sem contexto vão para a lista de Próximas Acções
  • Próximas acções com contexto vão para a lista desse contexto (ex. @Casa)
  • Algo que esteja pendente, ou que foi delegado, vai para a lista Pendentes, e por norma defino sempre uma data limite.

Tarefas Agendadas e Recorrentes

O facto de a Wunderlist disponibilizar um calendário que pode ser incluído num calendário online ou no smartphone é muito útil, pois ao ver a nossa agenda temos também a informação das datas limites de certas tarefas/pendentes/projectos.

Comecei então a dar mais uso ao agendamento de tarefas com recorrência, para me relembrar de acções recorrentes que faço todos os meses. Por exemplo:

  • Pagar renda no dia 1 de cada mês
  • Fazer leitura do contador da electricidade no dia 18 de cada mês

Assim que uma tarefa recorrente é marcada como feita, a Wunderlist cria logo uma cópia com a data da próxima ocorrência. O único “problema” aqui, é que ficamos com uma tarefa que não será feita já, mas sim no futuro, no meio das nossas listas de próximas acções. Isto vai contra o conceito de “próxima acção” de GTD, pois todas as tarefas devem ser possíveis de executar a qualquer momento.

Para ultrapassar este problema, e poder continuar a usar esta útil funcionalidade da aplicação, criei a lista “Scheduled” (agendadas), onde coloco todas as tarefas recorrentes. Desta forma, estão sempre longe da vista até ao dia em que têm que ser feitas. Quando esse dia chegar, a Wunderlist coloca-as na lista automática “Today” e ainda mostra um aviso.

Extras

  • Lembretes – podem ser configurados por cada tarefa, para que a Wunderlist dispare um aviso num dia e hora, que não têm que ser necessariamente iguais ao da data limite
  • A possibilidade de adicionar subtarefas numa tarefa não é algo que se use muito em GTD, mas pode ser útil por exemplo, para guardar acções futuras nos Projectos
  • As notas/ficheiros anexadas a cada tarefa são úteis para se guardar informação relativa a essa tarefas. Por exemplo, numa tarefa para pagar uma conta, podemos colocar nas notas a referência multibanco
  • As listas partilhadas são úteis para se coordenar tarefas em equipa. No meu caso, uso a lista de compras como uma lista partilhada para que quando vá ao supermercado, saiba que está sempre actualizada com o que é necessário. E assim acabou-se o papel no frigorífico 🙂

 

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

5 Comments

  1. Responder Robertt Valente

    Olá Nuno, bom dia,

    Gostei do artigo, obrigado. Já cheguei a Wunderlist e acabei por não ficar grande aficcionado, talvez por não ser uma ferramenta nativa GTD (ainda que, como mostraste, personalizável para lá chegar).

    Nessa altura deparei-me com o Todoist, e nunca mais o larguei… 🙂

    Bom trabalho e obrigado pelos posts e por disseminar o GTD! Bom trabalho!

    • Responder Nuno Donato

      Olá Robertt!

      Sim, o Todoist é muito bom, tenho que passar a incluí-lo nas sugestões de apps GTD. O Wunderlist é bastante famoso, e por isso é que optei por escrever o artigo, já que há muita gente que o usa 🙂

      Abraço!

  2. Responder Emília Teixeira Rodrigues

    Obrigada Nuno, pela sua generosidade única. Dou graças por aquilo que continuo a aprender consigo.
    Um excelente e produtivo ano para si!

  3. Responder Aldo

    Uma alternativa para separar todas as suas “próxima ações” é você usar uma #tags, algo como (#próxima_ações) em suas tarefas.

    Outra solução boa é incluir um sinal no inicio da tarefa, eu uso antes do verbo. Exemplo: @Comprar café, @Ligar para Fulano. Assim é só criar uma tarefa com a tags #@ ou fazer uma busca por “#@” e vão aparecer TODAS as próximas ações visualizadas listadas juntas.

    Uma formatação que tem me servido muito bem é:
    Pasta = Área de Responsabilidade
    Listas = projetos
    Tarefas = Ações

    e usar os Contextos como tags #Rua, #telefone, #casa.

    Grande abraço.
    E espero que tenha entendido meu Português Brasil.

  4. Responder Aldo

    Mais uma dica. As “tarefas recorrentes” você pode criar uma lista de “Rotinas” só para elas. Assim elas ficam separadas.

    Algo assim:
    Pasta área – Finanças
    Lista = Rotinas de pagamentos

    ou ainda

    Pasta área – Pessoal
    Lista = Rotinas da manhã
    Lista = Rotinas da tarde
    Lista = Rotinas da noite

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