wunderlistA Wunderlist é uma aplicação de gestão de listas que, embora não seja orientada para GTD, é sem dúvida uma opção a considerar.
Testei a Wunderlist pela primeira vez quando foi lançada, já há varios anos atrás, e  não fiquei muito impressionado pois na altura era bastanta básica e limitada. Entretanto, num dos últimos workshops GTD, uma participante contou-me da sua experiência com a Wunderlist, o que me motivou a re-avaliar esta aplicação para um uso sério com GTD.

Sempre que testo uma nova aplicação ou ferramenta, tento fazê-lo da forma mais realista possível e para isso mudo todo o meu sistema GTD durante pelo menos 2 ou 3 meses para ter o tempo suficiente de fazer testes reais e experimentar essa implementação sobre diferente condições e exigências.

Características e vantagens

  • Criação de um número ilimitado de listas (opcionalmente organizadas por pastas)
  • Atribuição de datas limites e lembretes
  • Possibilidade de incluir notas em cada item, assim como ficheiros, gravações audio e ligação com Dropbox
  • Datas e lembretes disponíveis para incluir num calendário (por exemplo, google calendar)
  • Listas automáticas “Hoje” e “Esta semana”

Embora não seja algo incluído na metodologia GTD, para quem queira partilhar informações com uma equipa de trabalho, a Wunderlist permite troca de comentários por tarefa, assim como atribuição de tarefas a pessoas.

Onde está disponível

Sendo uma aplicação web, a Wunderlist está disponível em qualquer dispositivo ligado à internet. Mas melhor do que isso, existem aplicações nativas para Windows, Mac e as principais plataformas móveis.
As aplicações sincronizam com a internet, sendo possível fazer um uso confortável da aplicação tanto num computador como num smartphone.

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Preço e modalidades

A Wunderlist está disponível gratuitamente com todas as funcionalidades anunciadas, sendo que a modalidade Pro aumenta o potencial da aplicação removendo certos limites. Nesta versão paga passa a ser possível anexar ficheiros sem limite de tamanho (5Mb na versão grátis), e ter um número ilimitado de sub-tarefas (max 25 na versão grátis), além de algumas outras vantagens menos significativas.

Implementação de GTD

Sendo uma aplicação bastante flexível e sem listas rígidas, é bastante fácil fazer uma implementação de GTD, bastando para isso criar as principais listas. As ideias que deixo aqui não são de forma alguma a “maneira certa” de o fazer, apenas aquela que me serviu melhor. Cada pessoa deverá encontrar o seu próprio estilo, seja qual for a ferramenta.

Em primeiro lugar criei uma pasta “GTD” onde coloquei as listas. Poderia ter deixado todas no nível principal, mas como quis também usar outra listas para diferentes utilizações (como a lista de “compras”), criar uma pasta só para GTD ajuda a organizar a informação. Nesta pasta criei as listas:

  • Next Actions (próximas acções)
  • @Home (contexto @Casa)
  • @Errands (contexto @Recados / @Rua)
  • @Porto (contexto)
  • Pending (pendentes)
  • Projectos (projectos)
  • Scheduled (agendadas)
  • Later (equivalente a um dia/talvez)

wunderlistsidebarA Inbox (caixa de entrada) já existe na Wunderlist por omissão e não pode ser apagada. Além disso, activei a visualização das listas automáticas “Today” e “Week”, onde a Wunderlist mostra automáticamente itens que têm datas limite nesses períodos.

Processar e Organizar

Ao processar itens da Inbox, movo ou crio novos itens nas listas de destino:

  • No caso de se tratar de um projecto novo, adiciono o nome do projecto(objectivo) na lista Projectos
  • Próximas acções sem contexto vão para a lista de Próximas Acções
  • Próximas acções com contexto vão para a lista desse contexto (ex. @Casa)
  • Algo que esteja pendente, ou que foi delegado, vai para a lista Pendentes, e por norma defino sempre uma data limite.

Tarefas Agendadas e Recorrentes

O facto de a Wunderlist disponibilizar um calendário que pode ser incluído num calendário online ou no smartphone é muito útil, pois ao ver a nossa agenda temos também a informação das datas limites de certas tarefas/pendentes/projectos.

Comecei então a dar mais uso ao agendamento de tarefas com recorrência, para me relembrar de acções recorrentes que faço todos os meses. Por exemplo:

  • Pagar renda no dia 1 de cada mês
  • Fazer leitura do contador da electricidade no dia 18 de cada mês

Assim que uma tarefa recorrente é marcada como feita, a Wunderlist cria logo uma cópia com a data da próxima ocorrência. O único “problema” aqui, é que ficamos com uma tarefa que não será feita já, mas sim no futuro, no meio das nossas listas de próximas acções. Isto vai contra o conceito de “próxima acção” de GTD, pois todas as tarefas devem ser possíveis de executar a qualquer momento.

Para ultrapassar este problema, e poder continuar a usar esta útil funcionalidade da aplicação, criei a lista “Scheduled” (agendadas), onde coloco todas as tarefas recorrentes. Desta forma, estão sempre longe da vista até ao dia em que têm que ser feitas. Quando esse dia chegar, a Wunderlist coloca-as na lista automática “Today” e ainda mostra um aviso.

Extras

  • Lembretes – podem ser configurados por cada tarefa, para que a Wunderlist dispare um aviso num dia e hora, que não têm que ser necessariamente iguais ao da data limite
  • A possibilidade de adicionar subtarefas numa tarefa não é algo que se use muito em GTD, mas pode ser útil por exemplo, para guardar acções futuras nos Projectos
  • As notas/ficheiros anexadas a cada tarefa são úteis para se guardar informação relativa a essa tarefas. Por exemplo, numa tarefa para pagar uma conta, podemos colocar nas notas a referência multibanco
  • As listas partilhadas são úteis para se coordenar tarefas em equipa. No meu caso, uso a lista de compras como uma lista partilhada para que quando vá ao supermercado, saiba que está sempre actualizada com o que é necessário. E assim acabou-se o papel no frigorífico 🙂

 

Categorias: Guias

Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.