As Caixas de Entrada que nem sabia que tinha!

O conceito Caixa de Entrada (Inbox) tem um papel fundamental na metodologia GTD. É através delas que a informação é centralizada e entra no nosso sistema, evitando ficar perdida tanto no espaço físico como psíquico.

Há apenas duas regras base sobre a criação de caixas de entrada:

  1. Ter tantas quanto necessário
  2. Ter o mínimo possível

inboxÉ importante termos acesso a uma caixa de entrada com frequência, já que o simples facto de estar acordado implica estar em modo de recolha (seja de ideias, pensamentos, recados, telefonemas). Especialmente para quem viaja, ou trabalha em mais do que um local, é muito útil ter múltiplas caixas de entrada distribuídas pelos espaços por onde estamos mais tempo. No entanto, “ter o mínimo possível”. Cada caixa de entrada representa mais um sítio onde temos que ir buscar informação para processar, daí que quanto mais conseguirmos centralizar, melhor, pois agilizamos o tratamento futuro de tudo o que foi recolhido ao longo do dia.

Além das caixas de entrada obrigatórias que já todos temos (correio, email, …), normalmente aconselha-se a criar pelo menos duas novas caixas: uma em casa e outra no espaço de trabalho. Estes são os locais mais comuns por onde temos fluxos de informação nova a chegar ao longo do tempo.

As “caixas de entrada” que nem sabia que tinha

Para fazer uma boa revisão semanal, é imperativo esvaziar e processar todas as caixas de entrada. Só assim conseguimos garantir que nada ficou perdido ou esquecido.

Acontece que nestes tempos modernos, vemos cada mais o aparecimento de pseudo caixas de entrada que a maioria das pessoas acaba por ignorar por não as considerar suficientemente relevantes ou, simplesmente, por nunca ter pensado em considerá-las como tal. Em consequência disso, há uma grande probabilidade de mais e mais “coisas” de diferentes graus de importância e urgência irem ficando perdidas fisica ou psiquicamente e poderem ameaçar a tranquilidade e confiança garantida pelo método GTD.

Cabe a cada um fazer uma boa análise de todos os canais de informação com que lida todos os dias e incluir na revisão semanal uma pequena verificação dos mais importantes de forma a garantir que tudo o é relevante, já está capturado.

Sugestão prática: tire 10minutos (ou na sua próxima revisão semanal), e percorra todos os espaços, ferramentas e serviços que usa e identifique potenciais caixas de entrada. Eis alguns exemplos de caixas de entrada associadas a serviços digitais modernos(e não só) por onde chegam novas “coisas” que também devem ser processadas:

  • Telemóvel: SMS
  • Telemóvel: voicemail
  • WhatsApp
  • Skype
  • Mensagens Twitter
  • Mensagens Facebook
  • Fórum X, Y, ou Z
  • Aplicação de teamworking/colaboração
  • Aplicação de notas no smartphone
  • Gravador de voz no smartphone
  • Feeds RSS
  • Captura de fotos do telemóvel/camara
  • Evernote
  • Google Docs(ou semelhante) partilhado

Muito provavelmente nenhum destas exige um ritmo diário, mas incluí-las na revisão semanal vai garantir que nunca nada ficará esquecido.

Outras sugestões para caixas de entrada que não sabia que tinha? 🙂

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About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

1 Comment

  1. Responder Daniela

    Olá Nuno!

    Obrigada por compartilhar o método GTD de uma maneira tão simples. Estou terminando de ler o livro e cheia de dúvidas na cabeça. Pretendo fazer um planner em papel mesmo, acho mais prático, inclusive já baixei o arquivo que você deixou em anexo, será de grande ajuda!

    Abraços!!

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