Relato pessoal: segurar o barco durante períodos exigentes

Estar fora de casa e do nosso espaço de trabalho durante 1 ou 2 semanas, seja por férias ou por outra razão, tem sempre aspectos positivos e negativos. Por um lado, descansamos da rotina, temos oportunidade de mudar o foco para outras coisas, pensar em novas ideias… por outro, todos conhecemos bem a sensação de sobrecarga quando regressamos e temos trabalho acumulado para tratar.

Recentemente estive nesta situação, mas com o acréscimo de, devido a vários projectos e acontecimentos pessoais e profissionais, estar num período com imensas tarefas, responsabilidades e prazos extremamente apertados. A somar a isto, um bebé com alguns meses que exige bastante tempo, dedicação e cria novas perguntas que têm que ser resolvidas.

Períodos deste género acontecem de vez em quando. Não são sinal de alguém ser desorganizado, são uma parte natural de uma vida dinâmica e activa. Diria até que, em certa medida, são um sinal saudável!

O que é realmente importante, é saber segurar o barco durante estes períodos. Não deixar que a sobrecarga e os pedidos constantes de respostas e soluções vindos de diferentes lados interfiram na nossa paz mental e na capacidade de os resolvermos. E não há melhor situação do que esta para testar e comprovar ao máximo a eficácia de GTD.

Sobrecarga contínua

Ter trabalho acumulado para tratar pode parecer mau. Ainda assim, era óptimo que pudéssemos ter tempo para nos dedicarmos só ao que está acumulado e limpar tudo até ao tempo presente. Era, mas não é assim que acontece. Independentemente de termos toneladas que trabalho para trás, há sempre um fluxo contínuo de mais coisas a chegar. Novos recados, novos pedidos, novas ideias, novas interrupções.

A Caixa de Entrada em GTD funciona como um despejo de consciência. Um local seguro para onde se afunila todos os inputs. 99% das interrupções que temos não são urgentes, não necessitam de uma resposta na hora. Por isso, qualquer interrupção nova, vai directa para a caixa de entrada, desviando o foco apenas durante alguns segundos e evitando o multitasking. (ver também o vídeo de David Allen: como lidar com interrupções).

Recuperar a perspectiva e direcção

«Quando fazemos aquilo que sabemos que devemos fazer, não existe sensação de sobrecarga, nem distinção de vida pessoal ou profissional – tudo se resume a “o que é o agora?” e “o que vem a seguir?”. E não há nada melhor do que a revisão semanal para se rever as opções do que há para fazer» David Allen

É isso mesmo, não há nada melhor do que a revisão semanal para recuperar perspectiva de todo o nosso trabalho e manter o sistema funcional e eficiente. Em períodos exigentes é fundamental seguir a revisão semanal, pois é este aspecto de GTD que assegura que tudo o resto irá funcionar como deve de ser.

A revisão semanal garante que:

  • todos os projectos têm passos concretos identificados
  • nenhuma deadline ou prazo importante é esquecido ou ultrapassado
  • planeamos e antecipamos acontecimentos e tarefas para que se minimize trabalho inesperado ou inconveniente
  • mantemos todo o sistema minimamente limpo e arrumado

A revisão semanal deve ser feita uma vez por semana, sem falta. No entanto, neste períodos exigentes, há várias pessoas que optam por fazê-la até 2 ou 3 vezes por semana.

Revisão diária

Começo o dia com uma pequena revisão diária:

Na minha primeira hora de trabalho, ainda antes do pequeno almoço, processo a caixa de entrada e emails que chegaram durante a noite. Um olhar para a agenda para ver os compromissos obrigatórios de hoje e prazos a serem cumpridos. De seguida, um olhar pelas próximas acções atendendo aos contextos onde vou estar presente. Dependendo do dia, selecciono algumas acções que considero importante serem feitas “hoje”.

Consoante o tempo que sobra, selecciono as próximas acções que consigo despachar ainda neste período e faço-as logo (costumo usar um filtro “acções <10min” para me ajudar nesta selecção).

O Truque

O que faz realmente toda a diferença? É aquele processo chave da metodologia GTD: o saber processar bem. Identificar passos concretos, pequenos, exequíveis.

Sei que por muita sobrecarga que tenha, e por mais interrupções que cheguem, o facto de ter todas as pequenas peças dos meus projectos identificadas, faz com que todos os dias consiga ir dando pequenos passos para que tudo continue a avançar. Sem empatar, sem atrasar, sem esquecer.

Muitas pessoas queixam-se da falta de tempo, mas quanto tempo desperdiçam inconscientemente por perderem oportunidades de fazerem algo? Este é o principal problema que observo vezes e vezes sem conta. Temos ao longo do dia inúmeras oportunidades para avançar com as nossas tarefas, mas não o fazemos porque essas tarefas não estão devidamente processadas. Na nossa cabeça pairam apenas ideias abstractas dos objectivos grandes que temos que atingir, dos problemas a resolver(Preocupar é um desperdício), em vez do próximo passo físico e concreto que podemos fazer AGORA.

“80% das vezes que temos tempo para fazer coisas, não temos tempo para pensar nelas. Esse pensamento(planeamento) já tinha que estar feito antes”. David Allen

E é assim, sem grandes truques, apenas com a simplicidade da profundidade do método GTD, que num mar em turbilhão se segura o barco e se desfruta da viagem.

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.

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