O que é que o sono e o trabalho têm em comum?

Embora estas duas actividades possam ser consideradas totalmente opostas, aquilo que têm em comum pode-nos dar dicas importantes sobre como ser mais produtivo.

O sono e o trabalho estão bastante relacionados, no sentido de serem actividades baseadas em fases, ou estágios, progressivos. Isto é, começa-se a actividade na fase inicial e gradualmente passa-se a fases posteriores. Caso haja uma interrupção, nao é possível continuar onde se ficou, é necessário regressar à fase inicial e voltar a repetir o mesmo processo.

Praticamente todos nós estamos acostumados a ouvir isto em relação ao sono. Sabemos que para ter uma noite realmente restauradora fisica e mentalmente, é necessário dormir sem interrupções. Quando isso acontece, nem é necessário dormir muito tempo para ter esse efeito benéfico.

No entanto, poucos consideram o mesmo efeito em relação ao trabalho.

Em todas as empresas por onde passo e ajudo a implementar a metodologia GTD e encontrar soluções para o fluxo de trabalho diário, há algumas queixas que são transversais a todas as empresas. Dessas, a mais gritante é sempre a quantidade enorme de interrupções.

Já muitas vezes escrevi aqui sobre os malefícios do multitasking. Somos drasticamente mais produtivos quando conseguimos manter foco numa tarefa por um período prolongado de tempo. O multitasking é algo que podemos controlar (ou quase sempre). Tem a ver com hábitos, planeamento(ou falta dele) ou simplesmente por não saber fazer as coisas de uma forma mais eficiente.

As interrupções, por sua vez, são difíceis de controlar. Não podemos impedir que um colega nos bata à porta com uma dúvida ou um pedido. Não podemos desligar o telefone ou desactivar o email. Mas podemos, a pouco ir pouco, ir mudando a cultura de como trabalhamos, saber respeitar o espaço e tempo de outras pessoas tal como queremos que respeitem o nosso.

O primeiro passo é fazer com que entendam estes simples factos: o trabalho exigente necessita de tempo, foco e ausência de interrupções.

O segundo é adoptar medidas para minimizar os efeitos negativos quando as interrupções não se conseguem evitar. Para isso, deixo aqui algumas dicas:

Para minimizar interromper outros

  1. pergunte-se duas vezes se precisa mesmo de fazer agora essa pergunta, ou se pode tentar outras opções para encontrar o que precisa. Muitas vezes perguntar a outros é o caminho mais rapido e fácil, mas é rapido e fácil apenas para nós
  2. se precisa de falar com a pessoa pessoalmente, mas não é urgente, pergunte-lhe quando é uma boa altura para fazer a interrupção e adie até então
  3. se não for preciso falar pessoalmente, envie um email com o seu pedido. Seja sucinto e claro no email, e passe toda a informação necessária para que a outra pessoa o possa ajudar de forma rápida, sem ter trabalho extra. (PS – não telefone a perguntar se ela recebeu o seu email 🙂 )
  4. em vez de enviar vários emails, ou fazer vários telefonemas com diferentes pedidos ou perguntas, faça uma lista relativa a essa pessoa (em GTD chamamos-lhe @Agendas). Anote nela tudo aquilo que precisa de falar com a pessoa em questão. Assim que tiver oportunidade (seja por telefone, email ou até numa pausa), pegue na sua lista e trate tudo de uma só vez para minimizar a quantidade de interrupções

Para reduzir o impacto de ser interrompido

  1. se possível e se for útil para o seu trabalho, estabeleça “períodos sem interrupções”. São períodos de 1, 2, 3 ou mais horas, na qual todos sabem que não está disponível para ser interrompido. Fora dessas horas, a porta fica “aberta”. Desta forma, consegue garantir pelo menos um ou dois momentos durante o dia em que consegue manter um foco mais prolongado para trabalho importante. O facto de serem horas fixas também é útil, pois a rotina ajuda a estabelecer e entrar em ritmos de trabalho.
  2. desligue notificações de email (há apenas 1% de casos em que os emails têm que ser lidos e respondidos em menos de 5min, todos os outros 99% apenas pensam que têm que responder rapido)
  3. curiosamente, o email é uma das maiores fontes de interrupção, ainda que seja por nossa própria vontade. GTD aconselha a estabelecer horas fixas para “processar” e fora delas não estar a olhar para o email
  4. não deixe “ciclos abertos”, isto é, questões por resolver, decisões por tomar. No método GTD todas as acções devem ser claras e bem definidas. Não o fazer pode implicar que preocupações fantasma apareçam de surpresa a qualquer altura do dia
  5. use a caixa de entrada para tomar nota de interrupções e continuar o seu trabalho o mais rapidamente possível. Neste vídeo, David Allen mostra como.
  6. aprenda a dizer “não”. Às vezes é desagradável, mas deve ser feito, especialmente quando ajuda a evitar os casos do nº 1 da secção anterior.

About the Author: Nuno Donato

Formador GTD em Portugal. Apaixonado pela ciência do estudo da mente e do comportamento humano, tenta aprender e ensinar as melhores técnicas, ferramentas e estratégias para optimizar o nosso trabalho e maximizar a vida.