Author Archives: Nuno Donato

Guia de Início Rápido em GTD®

Note: Este guia foi escrito para auxiliar pessoas que já aprenderam as bases de GTD, mas que por diferentes razões têm encontrado resistência em Começar. Não estão aqui explicados os processos da metodologia ou os porquês.

As frases escritas a negrito e a vermelho indicam próximas acções concretas que têm que ser feitas para iniciar a sua implementação de GTD 🙂

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A Natureza Tripartida do Trabalho

Porque é que as pessoas se queixam que não têm tempo de fazer o seu trabalho? Porque há mais trabalho para fazerem do que aquele que pensavam que tinham que fazer.

Muitas vezes as pessoas expressam a frustração que “não conseguem fazer nada” devido à sobrecarga de interrupções, emails, e outros inputs que aparecem durante o decorrer de um dia normal. “Não consigo fazer o meu trabalho porque estão sempre a aparecer outras coisas para fazer!”

Se dá por si nesse estado, pode ser útil entender a natureza tripartida daquilo que constitui o seu “trabalho”.

Quando trabalha, tem a possibilidade de fazer três coisas completamente diferentes: trabalho pré-definido, trabalho surpresa ou definir o seu trabalho.

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Implementar GTD em papel

Não são raros os casos de pessoas que depois de alguns meses (ou anos) a experimentarem e procurarem as melhores ferramentas para GTD no mundo digital, acabam por encontrar no papel a sua solução ideal. Existe algum preconceito em relação ao papel que não tem qualquer fundamento. O papel não é sinónimo de um sistema fraco, de uma vida “demasiado simples” e com “poucas coisas para fazer”. Na verdade, há imensos casos de executivos de topo a gerir todo o seu sistema GTD em soluções baseadas em papel.

À medida que mais e mais software se vai adaptando a todas e quaisquer necessidades de organização e gestão de tarefas ou tempo, a sua complexidade aumenta também. Muitas vezes, este aumento de complexidade ou estrutura, acaba por prejudicar mais o nosso fluxo de trabalho do que ajudar. Prende em vez de libertar.
Ao mesmo tempo, é importante que também não seja simplificado em demasia, porque irá estar a tentar comprimir demasiadas coisas diferentes numa só, o que por sua vez irá criar outro tipo de complexidade, confusão ou ineficácia.

Para além disso, ao escolher a forma de implementar o seu sistema GTD, tenha em conta não só aquilo que é prático e fácil para si, mas também aquilo que lhe dá prazer usar.

Em caso de dúvida por qual escolher, comece sempre pelo papel. A experiência diz-nos que com papel cada pessoa terá mais consciência do funcionamento do seu sistema, das necessidades que realmente tem e evita preocupações de portabilidade/sincronização de dados e curvas de aprendizagem.

As componentes essenciais de um sistema GTD em papel

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Pérola zenGTD

Alimento para o pensamento. Uma pérola zenGTD no estilo único de David Allen 🙂 “Vai desnecessariamente sentir fatiga e apatia mental no seu ambiente e sistemas de organização por simplesmente misturar coisas que representam diferentes tipos de compromissos consigo próprio.” David Allen 

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Projectos e Acções

Uma das áreas em que é preciso dar especial atenção em GTD é a “gestão de projectos”. Embora neste artigo não se vá cobrir esse processo a fundo, ficam algumas indicações úteis para uma organização optimizada de projectos e acções.

Vamos essencialmente cobrir aspectos da 3ª fase do fluxo de trabalho de GTD – a organização. Isto pressupõe que já processou adequadamente e sabe distinguir um projecto de uma próxima acção. Lembre-se, um “projecto” em GTD é um objectivo que não é alcançável com apenas uma próxima acção.

Do Processar ao Organizar

Quando, após “processar”, temos uma Próxima Acção, esse item será “arrumado” em apenas uma lista:

  • algo a ser feito por outro – Pendentes
  • algo a ser feito num dia/hora específica – Agenda
  • algo a ser feito o mais cedo possível – Próxima Acções (ou em lista de Contexto específico)

Se, em vez de uma acção, tiver identificado um Objectivo que necessita de múltiplos passos – um projecto – então a descrição desse objectivo será introduzida na lista Projectos.

O que vem a seguir

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Quando rever o quê?

Uma dúvida muito frequentemente levantada em relação à fase de revisão é “com que frequência devo olhar para as minhas listas?”. Não há uma resposta directa a esta pergunta, pois varia de pessoa para pessoa, mas aqui ficam algumas linhas orientadoras: Calendário: quando precisa de saber as coisas importantes “para hoje” Listas de Acções: quando […]

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