Category Archives: Artigos

Guia: GTD no Gmail

O Gmail é sem dúvida um dos mais poderosos e inovadores clientes de webmail. Actualmente, muitas pessoas têm grande parte do seu trabalho a chegar (e sair) via email. Quer queiramos quer não, o email é uma das nossas principais “caixas de entrada” e como tal deve-lhe ser dada a mesma atenção que todas as outras, recolhendo e capturando todas as “coisas” que chegam e dando-lhe a devida continuidade.

Este artigo é um guia de configuração de algumas boas ferramentas que o Gmail disponibiliza, para que se aplique adequadamente o método Getting Things Done no fluxo de trabalho do Gmail.

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GTD para mamãs

Já por várias vezes tive mães que, durante apresentações e conversas sobre GTD, acabam por trazer o argumento “isso só funciona porque você não tem filhos”. Nada pode estar mais longe da realidade. GTD não se trata do nosso trabalho como emprego, mas sim de todas as “coisas” que nos ocupam espaço mental.

Existem imensas histórias e relatos da aplicação de GTD quer em meios de fato e gravata, quer em casa com as crianças. Este artigo é um desses relatos.

(artigo traduzido do original inglês em: http://networkedblogs.com/3Gpsh)

April Perry é mãe de quatro crianças e co-directora do www.powerofmoms.com.

As mães precisam de Getting Things Done tanto (ou mais!) que qualquer outro grupo de pessoas. Porquê? Vou-vos dar uma amostra da minha vida “pré-GTD”.

O meu filho de 7 anos, Ethan: Mãe, queres ver este lagarto de brincar que recebi como prémio hoje?

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Aplicar GTD durante e após uma reunião

Estou certo de que já terá estado em reuniões que se revelaram pouco produtivas ou ineficientes, ou em que após a reunião ficou a pairar no ar um nevoeiro de incerteza sobre o que foi discutido ou decidido.

No início de cada reunião, a afirmação mais útil que se pode fazer é

O objectivo/propósito desta reunião é…

E logo a partir daí, estarmos claros sobre para que serve essa reunião e o que queremos tirar dela.

Passando para a reunião em si, partindo do princípio que estão a seguir GTD, uma das listas que se revela muito útil

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Horizontes de Foco

À medida que novas situações surgem, é necessário ir tomando decisões sobre o que é mais importante e o que pode esperar mais um bocadinho.
O sistema GTD quebra por completo com a abordagem tradicional de definir listas de tarefas com prioridades (A,B,C,… 1,2,3,4,5… etc). Em vez disso, diversas outras técnicas são utilizadas para decidirmos onde devemos investir o nosso tempo e energia. Uma dessas técnicas, que vai muito para além de um auxílio à tomada de decisões, são os Horizontes de Foco. 

Um guia para a vida
Utilizar e compreender os Horizontes de Foco é ter um guia para as nossas acções, decisões, prioridades e acima de tudo, para a nossa vida. Tendo este peso, é muito importante não serem deixados de lado em qualquer implementação de GTD.

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Guia: Sugestão para a Revisão Semanal

David Allen salienta constantemente, que quem não faz a Revisão Semanal não está a pôr verdadeiramente em prática o sistema GTD. Isto porque a Revisão Semanal é o processo que garante o funcionamento do sistema, que fecha cículos abertos e assegura que estamos a dar seguimento a tudo o que temos que fazer.

Eis uma lista de procedimentos, adaptada de um outro site, que se adequa bastante a mim e penso ser bastante completa e adequada à maioria das pessoas!

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Inbox a zero

Hoje em dia, muitos de nós dependem  bastante do uso do e-mail para o trabalho do dia-a-dia. Não é raro ver pessoas que durante as suas horas de trabalho, têm o seu programa de email always-on (ou a página do Gmail aberta).

Há, no entanto, uma facilidade em que a caixa se encha extremamente rápido. Não saber como manter uma Inbox vazia, limpa e organizada, pode muito facilmente começar a criar sensações de procrastinação.

Tal como qualquer outro recipiente de processamento em GTD, a caixa de entrada/Inbox do nosso email profissional ou pessoal, não deve sair fora dos procedimentos normais da metodologia.

Este artigo, baseado no original “Inbox Zero” publicado no site 43 Folders, dá algumas dicas sobre como manter a nossa caixa de email vazia, e como sermos eficientes a lidar com o email do dia a dia.

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Truques para combater a procrastinação

Embora a procrastinação possa ser boa, é na maioria dos casos um defeito que faz com que a mais pequena das tarefas seja arrastada durante tempos indetermináveis.

Causas, curas e outras discussões sobre a procrastinação ficarão para outra altura. Agora quero apenas dar a conhecer um pequeno truque para combater a procrastinação e “get things done”.

David Allen sugere que uma das melhores formas de combater a procrastinação e/ou preguiça é forçarmo-nos a fazer o trabalho, mas de forma a que a nossa mente se deixe ser “enganada” com a recompensa do descanso. 

Material necessário
Primeiro, vamos precisar de um temporizador. Pode ser um relógio, telemóvel, software no pc, ou qualquer outra coisa.

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Tirar tudo da cabeça

“A filosofia GTD é baseada em factos da Psicologia, que mostram que as nossas mentes são péssimas a priorizar e gerir o nosso tempo. Assim que decidimos fazer algo, a nossa mente pensa que o deveriamos fazer logo no momento. Se pensarmos que também temos que fazer uma segunda coisa, temos logo a criação automática […]

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