GTD com Wunderlist

A Wunderlist é uma aplicação de gestão de listas que, embora não seja orientada para GTD, é sem dúvida uma opção a considerar. Testei a Wunderlist pela primeira vez quando foi lançada, já há varios anos atrás, e  não fiquei muito impressionado pois na altura era bastanta básica e limitada. Ler mais…

Criar um Arquivo GTD em versão digital

Após a recolha e clarificação de todas as “coisas” que nos ocupam a vida e atenção, a metodologia Getting Things Done® aconselha a guardarmos (mesmo que seja temporariamente) o resultado desse processo em locais físicos e bem definidos.

As Próximas Acções ficam, logicamente, em listas de próximas acções divididas por contextos. Eventos ou acções com datas específicas vão para uma agenda ou sistema de lembretes e acções que não depende de nós para uma lista de pendentes. (mais…)

Guia de Início Rápido em GTD®

Note: Este guia foi escrito para auxiliar pessoas que já aprenderam as bases de GTD, mas que por diferentes razões têm encontrado resistência em Começar. Não estão aqui explicados os processos da metodologia ou os porquês.

As frases escritas a negrito e a vermelho indicam próximas acções concretas que têm que ser feitas para iniciar a sua implementação de GTD 🙂

Implementar GTD em papel

Não são raros os casos de pessoas que depois de alguns meses (ou anos) a experimentarem e procurarem as melhores ferramentas para GTD no mundo digital, acabam por encontrar no papel a sua solução ideal. Existe algum preconceito em relação ao papel que não tem qualquer fundamento. O papel não é sinónimo de um sistema fraco, de uma vida “demasiado simples” e com “poucas coisas para fazer”. Na verdade, há imensos casos de executivos de topo a gerir todo o seu sistema GTD em soluções baseadas em papel.

À medida que mais e mais software se vai adaptando a todas e quaisquer necessidades de organização e gestão de tarefas ou tempo, a sua complexidade aumenta também. Muitas vezes, este aumento de complexidade ou estrutura, acaba por prejudicar mais o nosso fluxo de trabalho do que ajudar. Prende em vez de libertar.
Ao mesmo tempo, é importante que também não seja simplificado em demasia, porque irá estar a tentar comprimir demasiadas coisas diferentes numa só, o que por sua vez irá criar outro tipo de complexidade, confusão ou ineficácia.

Para além disso, ao escolher a forma de implementar o seu sistema GTD, tenha em conta não só aquilo que é prático e fácil para si, mas também aquilo que lhe dá prazer usar.

Em caso de dúvida por qual escolher, comece sempre pelo papel. A experiência diz-nos que com papel cada pessoa terá mais consciência do funcionamento do seu sistema, das necessidades que realmente tem e evita preocupações de portabilidade/sincronização de dados e curvas de aprendizagem.

As componentes essenciais de um sistema GTD em papel

Revisão Anual

A Revisão é a 4ª etapa das 5 fases do fluxo de trabalho GTD. A sua importância, embora negligenciada frequentemente, é crucial para o funcionamento do sistema e para que a mente possa depositar toda a confiança nele, libertando energia e atenção para aspectos mais subtis e importantes da nossa vida.

Em que consiste a Revisão? Certificar que as nossas listas – e que o sistema em geral – está sincronizado com o nosso mundo, a nossa realidade. Durante a semana de trabalho, queremos ter a certeza que aquilo que há para fazer está reflectido nas listas. Queremos ter a certeza que nada ficou para trás, nada está desactualizado ou fora de sítio. A fase de Revisão assegura tudo isto, ao trazer de novo à nossa atenção alguns itens específicos em momentos apropriados.

Existem diferentes tipos de Revisões, consoante aquilo que se está a rever e a periodicidade da mesma:

  • Revisões diárias (ou quase): para as listas mais importantes a partir das quais trabalhamos – próximas acções, listas de contextos, calendário
  • Revisão semanal: das componentes mais importantes de GTD. Consiste em fazer uma exteriorização geral e limpeza do espaço, rever todas as listas e material de apoio, sincronizar todos os projectos e dar tempo e espaço à criatividade. A revisão semanal assegura que durante a semana o nosso trabalho está a ser feito com perspectiva e prepara-o para o futuro.
  • Revisões extras: podem ser feitas quando necessário, por motivos ou necessidades especiais.

É nesta categoria de revisões extras que enquadramos esta especial Revisão Anual. Tal como David Allen escreveu na sua mensagem de final de ano, nada melhor que arrumarmos o ano velho para darmos espaço suficiente às coisas novas que nos vão chegar em 2011.

Aqui ficam algumas sugestões e guias orientadoras para fazer a sua Revisão Anual pessoal antes do final de Dezembro.  (mais…)

Criar um espaço de trabalho Fantástico

Enquanto se senta no seu espaço de trabalho usual, olhe à sua volta. Observe o espaço, as cores, os objectos, as mobílias… o que lhe transmitem? O que sente ao estar e trabalhar diariamente nesse espaço? Está inspirado?

Quer a um nível estético, quer a níveis mais práticos, o nosso ambiente influencia sempre o que sentimos, a motivação que temos, a nossa rapidez e claro, a nossa produtividade. Todas as coisas exercem um efeito ou atractivo ou repulsivo em nós.

Assim sendo, como podemos optimizar o nosso espaço de trabalho para que seja Fantástico? Fantástico não é “bom”, não é “ok, serve para o efeito”. Fantástico é “UAU, é Fantástico”.

Um escritório GTD
(quebrar a ideia que são precisas demasiadas gavetas, papeis e ferramentas, para se ser organizado)

O que vamos cobrir neste artigo:

  • Optimizar um espaço de trabalho para um fluxo GTD, nomeadamente:
  • as ferramentas básicas
  • a funcionalidade do espaço
  • exercícios sugeridos (mais…)

Guia: GTD no Gmail

O Gmail é sem dúvida um dos mais poderosos e inovadores clientes de webmail. Actualmente, muitas pessoas têm grande parte do seu trabalho a chegar (e sair) via email. Quer queiramos quer não, o email é uma das nossas principais “caixas de entrada” e como tal deve-lhe ser dada a mesma atenção que todas as outras, recolhendo e capturando todas as “coisas” que chegam e dando-lhe a devida continuidade.

Este artigo é um guia de configuração de algumas boas ferramentas que o Gmail disponibiliza, para que se aplique adequadamente o método Getting Things Done no fluxo de trabalho do Gmail.

Guia: Sugestão para a Revisão Semanal

David Allen salienta constantemente, que quem não faz a Revisão Semanal não está a pôr verdadeiramente em prática o sistema GTD. Isto porque a Revisão Semanal é o processo que garante o funcionamento do sistema, que fecha cículos abertos e assegura que estamos a dar seguimento a tudo o que temos que fazer.

Eis uma lista de procedimentos, adaptada de um outro site, que se adequa bastante a mim e penso ser bastante completa e adequada à maioria das pessoas!

Inbox a zero

Hoje em dia, muitos de nós dependem  bastante do uso do e-mail para o trabalho do dia-a-dia. Não é raro ver pessoas que durante as suas horas de trabalho, têm o seu programa de email always-on (ou a página do Gmail aberta).

Há, no entanto, uma facilidade em que a caixa se encha extremamente rápido. Não saber como manter uma Inbox vazia, limpa e organizada, pode muito facilmente começar a criar sensações de procrastinação.

Tal como qualquer outro recipiente de processamento em GTD, a caixa de entrada/Inbox do nosso email profissional ou pessoal, não deve sair fora dos procedimentos normais da metodologia.

Este artigo, baseado no original “Inbox Zero” publicado no site 43 Folders, dá algumas dicas sobre como manter a nossa caixa de email vazia, e como sermos eficientes a lidar com o email do dia a dia.