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Guia de Início Rápido em GTD®

Note: Este guia foi escrito para auxiliar pessoas que já aprenderam as bases de GTD, mas que por diferentes razões têm encontrado resistência em Começar. Não estão aqui explicados os processos da metodologia ou os porquês.

As frases escritas a negrito e a vermelho indicam próximas acções concretas que têm que ser feitas para iniciar a sua implementação de GTD 🙂

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Implementar GTD em papel

Não são raros os casos de pessoas que depois de alguns meses (ou anos) a experimentarem e procurarem as melhores ferramentas para GTD no mundo digital, acabam por encontrar no papel a sua solução ideal. Existe algum preconceito em relação ao papel que não tem qualquer fundamento. O papel não é sinónimo de um sistema fraco, de uma vida “demasiado simples” e com “poucas coisas para fazer”. Na verdade, há imensos casos de executivos de topo a gerir todo o seu sistema GTD em soluções baseadas em papel.

À medida que mais e mais software se vai adaptando a todas e quaisquer necessidades de organização e gestão de tarefas ou tempo, a sua complexidade aumenta também. Muitas vezes, este aumento de complexidade ou estrutura, acaba por prejudicar mais o nosso fluxo de trabalho do que ajudar. Prende em vez de libertar.
Ao mesmo tempo, é importante que também não seja simplificado em demasia, porque irá estar a tentar comprimir demasiadas coisas diferentes numa só, o que por sua vez irá criar outro tipo de complexidade, confusão ou ineficácia.

Para além disso, ao escolher a forma de implementar o seu sistema GTD, tenha em conta não só aquilo que é prático e fácil para si, mas também aquilo que lhe dá prazer usar.

Em caso de dúvida por qual escolher, comece sempre pelo papel. A experiência diz-nos que com papel cada pessoa terá mais consciência do funcionamento do seu sistema, das necessidades que realmente tem e evita preocupações de portabilidade/sincronização de dados e curvas de aprendizagem.

As componentes essenciais de um sistema GTD em papel

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Estratégias para limpar “bagagem” acumulada

Embora a questão de resolver “bagagem” surja mais para os recém-chegados a GTD, é também bastante comum entre quem já pratica o método. Vamos começar por definir isto de “bagagem”.
A cada segundo, nova informação está a ser criada e lançada na nossa direcção, chegando-nos pelos mais variados canais de entrada. Esta informação deve ser recolhida constantemente, processada, organizada, revista e finalmente feita (se for o caso).
Diariamente fazemos pequenas revisões sobre a informação que dá corpo ao nosso sistema.
Semanalmente fazemos uma revisão mais completa, que ajuda não so a ganhar uma perspectiva mais abrangente do nosso trabalho, como também a antecipar e a preparar esse trabalho para que se evitem descobrir bombas durante a semana.
No entanto, por vezes existem certas “coisas” (seguindo a nomenclatura GTD) que vão fugindo ao sistema e vão-se acumulando em recantos mais escondidos, fundos de caixas de entrada ou pastas de emails gigantes.

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Inbox a zero

Hoje em dia, muitos de nós dependem  bastante do uso do e-mail para o trabalho do dia-a-dia. Não é raro ver pessoas que durante as suas horas de trabalho, têm o seu programa de email always-on (ou a página do Gmail aberta).

Há, no entanto, uma facilidade em que a caixa se encha extremamente rápido. Não saber como manter uma Inbox vazia, limpa e organizada, pode muito facilmente começar a criar sensações de procrastinação.

Tal como qualquer outro recipiente de processamento em GTD, a caixa de entrada/Inbox do nosso email profissional ou pessoal, não deve sair fora dos procedimentos normais da metodologia.

Este artigo, baseado no original “Inbox Zero” publicado no site 43 Folders, dá algumas dicas sobre como manter a nossa caixa de email vazia, e como sermos eficientes a lidar com o email do dia a dia.

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Truques para combater a procrastinação

Embora a procrastinação possa ser boa, é na maioria dos casos um defeito que faz com que a mais pequena das tarefas seja arrastada durante tempos indetermináveis.

Causas, curas e outras discussões sobre a procrastinação ficarão para outra altura. Agora quero apenas dar a conhecer um pequeno truque para combater a procrastinação e “get things done”.

David Allen sugere que uma das melhores formas de combater a procrastinação e/ou preguiça é forçarmo-nos a fazer o trabalho, mas de forma a que a nossa mente se deixe ser “enganada” com a recompensa do descanso. 

Material necessário
Primeiro, vamos precisar de um temporizador. Pode ser um relógio, telemóvel, software no pc, ou qualquer outra coisa.

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