Boas-práticas na Delegação de Tarefas

Quando, na fase de “processar”, temos em mão uma próxima acção, a primeira pergunta a fazer é “é uma acção que tenho que ser eu a fazer?”. Caso a resposta seja não, essa acção será delegada noutra pessoa e criamos um registo na lista de Pendentes.

Outros itens que podem entrar na lista de Pendentes são, por exemplo: livros emprestados, telefonemas ou correspondência que se espera receber, recibos de pagamentos, etc. É muito importante salientar que, os pendentes são sempre para outros. Em GTD não existe o conceito de “pendente de mim”. Algo que está “pendente de mim” é sempre uma próxima acção em qualquer uma das listas de acções.

Voltando então ao assunto inicial, aqui ficam algumas dicas para a delegação de tarefas: (mais…)

Guia de Início Rápido em GTD®

Note: Este guia foi escrito para auxiliar pessoas que já aprenderam as bases de GTD, mas que por diferentes razões têm encontrado resistência em Começar. Não estão aqui explicados os processos da metodologia ou os porquês.

As frases escritas a negrito e a vermelho indicam próximas acções concretas que têm que ser feitas para iniciar a sua implementação de GTD 🙂

Implementar GTD em papel

Não são raros os casos de pessoas que depois de alguns meses (ou anos) a experimentarem e procurarem as melhores ferramentas para GTD no mundo digital, acabam por encontrar no papel a sua solução ideal. Existe algum preconceito em relação ao papel que não tem qualquer fundamento. O papel não é sinónimo de um sistema fraco, de uma vida “demasiado simples” e com “poucas coisas para fazer”. Na verdade, há imensos casos de executivos de topo a gerir todo o seu sistema GTD em soluções baseadas em papel.

À medida que mais e mais software se vai adaptando a todas e quaisquer necessidades de organização e gestão de tarefas ou tempo, a sua complexidade aumenta também. Muitas vezes, este aumento de complexidade ou estrutura, acaba por prejudicar mais o nosso fluxo de trabalho do que ajudar. Prende em vez de libertar.
Ao mesmo tempo, é importante que também não seja simplificado em demasia, porque irá estar a tentar comprimir demasiadas coisas diferentes numa só, o que por sua vez irá criar outro tipo de complexidade, confusão ou ineficácia.

Para além disso, ao escolher a forma de implementar o seu sistema GTD, tenha em conta não só aquilo que é prático e fácil para si, mas também aquilo que lhe dá prazer usar.

Em caso de dúvida por qual escolher, comece sempre pelo papel. A experiência diz-nos que com papel cada pessoa terá mais consciência do funcionamento do seu sistema, das necessidades que realmente tem e evita preocupações de portabilidade/sincronização de dados e curvas de aprendizagem.

As componentes essenciais de um sistema GTD em papel

Dica – Avançar com projectos

Tire 5 minutos, arranje papel e caneta e escolha um dos seus projectos mais importantes do momento. Nestes 5 minutos, capture todas as ideias e próximos passos que lhe permitam avançar com o projecto. De certeza que irão aparecer vários pensamentos “Ah, isto lembra-me de…”. Tem pelo menos uma próxima Ler mais…

Criar um espaço de trabalho Fantástico

Enquanto se senta no seu espaço de trabalho usual, olhe à sua volta. Observe o espaço, as cores, os objectos, as mobílias… o que lhe transmitem? O que sente ao estar e trabalhar diariamente nesse espaço? Está inspirado?

Quer a um nível estético, quer a níveis mais práticos, o nosso ambiente influencia sempre o que sentimos, a motivação que temos, a nossa rapidez e claro, a nossa produtividade. Todas as coisas exercem um efeito ou atractivo ou repulsivo em nós.

Assim sendo, como podemos optimizar o nosso espaço de trabalho para que seja Fantástico? Fantástico não é “bom”, não é “ok, serve para o efeito”. Fantástico é “UAU, é Fantástico”.

Um escritório GTD
(quebrar a ideia que são precisas demasiadas gavetas, papeis e ferramentas, para se ser organizado)

O que vamos cobrir neste artigo:

  • Optimizar um espaço de trabalho para um fluxo GTD, nomeadamente:
  • as ferramentas básicas
  • a funcionalidade do espaço
  • exercícios sugeridos (mais…)

Estratégias para limpar “bagagem” acumulada

Embora a questão de resolver “bagagem” surja mais para os recém-chegados a GTD, é também bastante comum entre quem já pratica o método. Vamos começar por definir isto de “bagagem”.
A cada segundo, nova informação está a ser criada e lançada na nossa direcção, chegando-nos pelos mais variados canais de entrada. Esta informação deve ser recolhida constantemente, processada, organizada, revista e finalmente feita (se for o caso).
Diariamente fazemos pequenas revisões sobre a informação que dá corpo ao nosso sistema.
Semanalmente fazemos uma revisão mais completa, que ajuda não so a ganhar uma perspectiva mais abrangente do nosso trabalho, como também a antecipar e a preparar esse trabalho para que se evitem descobrir bombas durante a semana.
No entanto, por vezes existem certas “coisas” (seguindo a nomenclatura GTD) que vão fugindo ao sistema e vão-se acumulando em recantos mais escondidos, fundos de caixas de entrada ou pastas de emails gigantes.

Fórmula para produtividade pessoal

Ontem publiquei no twitter e facebook a fórmula para a produtividade pessoal tal como ensinada por David Allen:

Valor = Conhecimento X Metodologia X Tecnologia

Mas o que significam cada um destes elementos e de que forma se relacionam com o método GTD?