A Lista “Falar Com”

Nos dias em que vivemos, as interrupções, enchentes de emails encaminhados e conversas em ping-pong insistem em perturbar-nos o foco e afectar negativamente a nossa eficiência.

Uma das listas propostas pela metodologia GTD, que visa optimizar o nosso trabalho juntamente a uma outra pessoa ou grupo, é a lista “Falar Com”(em inglês, “Agendas”). É também, infelizmente, uma lista que ainda pouquíssimas pessoas parecem entender e saber usar.

Imagine o seguinte cenário, o seu chefe(ou colega) com o qual está a trabalhar e troca regularmente tarefas, opiniões, pedidos, etc, aparece-lhe subitamente e diz:

“Vou-me ausentar por duas semanas. Há algo que precise de saber ou que tenhas que tratar comigo antes de sair?”

A lista “Falar Com” é aquela solução que lhe permite ter, de uma forma centralizada, todos os assuntos (tarefas ou pendentes), relativos a uma pessoa ou grupo específico de forma a lhes dar seguimento assim que surja uma oportunidade. (mais…)

Boas-práticas na Delegação de Tarefas

Quando, na fase de “processar”, temos em mão uma próxima acção, a primeira pergunta a fazer é “é uma acção que tenho que ser eu a fazer?”. Caso a resposta seja não, essa acção será delegada noutra pessoa e criamos um registo na lista de Pendentes.

Outros itens que podem entrar na lista de Pendentes são, por exemplo: livros emprestados, telefonemas ou correspondência que se espera receber, recibos de pagamentos, etc. É muito importante salientar que, os pendentes são sempre para outros. Em GTD não existe o conceito de “pendente de mim”. Algo que está “pendente de mim” é sempre uma próxima acção em qualquer uma das listas de acções.

Voltando então ao assunto inicial, aqui ficam algumas dicas para a delegação de tarefas: (mais…)

Aplicar GTD durante e após uma reunião

Estou certo de que já terá estado em reuniões que se revelaram pouco produtivas ou ineficientes, ou em que após a reunião ficou a pairar no ar um nevoeiro de incerteza sobre o que foi discutido ou decidido.

No início de cada reunião, a afirmação mais útil que se pode fazer é

O objectivo/propósito desta reunião é…

E logo a partir daí, estarmos claros sobre para que serve essa reunião e o que queremos tirar dela.

Passando para a reunião em si, partindo do princípio que estão a seguir GTD, uma das listas que se revela muito útil