Projectos e Acções

Uma das áreas em que é preciso dar especial atenção em GTD é a “gestão de projectos”. Embora neste artigo não se vá cobrir esse processo a fundo, ficam algumas indicações úteis para uma organização optimizada de projectos e acções.

Vamos essencialmente cobrir aspectos da 3ª fase do fluxo de trabalho de GTD – a organização. Isto pressupõe que já processou adequadamente e sabe distinguir um projecto de uma próxima acção. Lembre-se, um “projecto” em GTD é um objectivo que não é alcançável com apenas uma próxima acção.

Do Processar ao Organizar

Quando, após “processar”, temos uma Próxima Acção, esse item será “arrumado” em apenas uma lista:

  • algo a ser feito por outro – Pendentes
  • algo a ser feito num dia/hora específica – Agenda
  • algo a ser feito o mais cedo possível – Próxima Acções (ou em lista de Contexto específico)

Se, em vez de uma acção, tiver identificado um Objectivo que necessita de múltiplos passos – um projecto – então a descrição desse objectivo será introduzida na lista Projectos.

O que vem a seguir

Estratégias para limpar “bagagem” acumulada

Embora a questão de resolver “bagagem” surja mais para os recém-chegados a GTD, é também bastante comum entre quem já pratica o método. Vamos começar por definir isto de “bagagem”.
A cada segundo, nova informação está a ser criada e lançada na nossa direcção, chegando-nos pelos mais variados canais de entrada. Esta informação deve ser recolhida constantemente, processada, organizada, revista e finalmente feita (se for o caso).
Diariamente fazemos pequenas revisões sobre a informação que dá corpo ao nosso sistema.
Semanalmente fazemos uma revisão mais completa, que ajuda não so a ganhar uma perspectiva mais abrangente do nosso trabalho, como também a antecipar e a preparar esse trabalho para que se evitem descobrir bombas durante a semana.
No entanto, por vezes existem certas “coisas” (seguindo a nomenclatura GTD) que vão fugindo ao sistema e vão-se acumulando em recantos mais escondidos, fundos de caixas de entrada ou pastas de emails gigantes.

Aplicar GTD durante e após uma reunião

Estou certo de que já terá estado em reuniões que se revelaram pouco produtivas ou ineficientes, ou em que após a reunião ficou a pairar no ar um nevoeiro de incerteza sobre o que foi discutido ou decidido.

No início de cada reunião, a afirmação mais útil que se pode fazer é

O objectivo/propósito desta reunião é…

E logo a partir daí, estarmos claros sobre para que serve essa reunião e o que queremos tirar dela.

Passando para a reunião em si, partindo do princípio que estão a seguir GTD, uma das listas que se revela muito útil

Inbox a zero

Hoje em dia, muitos de nós dependem  bastante do uso do e-mail para o trabalho do dia-a-dia. Não é raro ver pessoas que durante as suas horas de trabalho, têm o seu programa de email always-on (ou a página do Gmail aberta).

Há, no entanto, uma facilidade em que a caixa se encha extremamente rápido. Não saber como manter uma Inbox vazia, limpa e organizada, pode muito facilmente começar a criar sensações de procrastinação.

Tal como qualquer outro recipiente de processamento em GTD, a caixa de entrada/Inbox do nosso email profissional ou pessoal, não deve sair fora dos procedimentos normais da metodologia.

Este artigo, baseado no original “Inbox Zero” publicado no site 43 Folders, dá algumas dicas sobre como manter a nossa caixa de email vazia, e como sermos eficientes a lidar com o email do dia a dia.